RÉSUMÉ DU POSTE DE L’IMC : 

Le/La spécialiste principal(e) de la conformité fait partie de l’unité de conformité terrain et est chargé(e) de réaliser des audits de conformité dans le pays d’intervention. Ces audits doivent être effectués conformément à la Charte d’éthique et de conformité, aux plans de travail nationaux, aux politiques et procédures d’International Medical Corps et aux réglementations des bailleurs de fonds.

La conformité est une fonction consultative jouissant d’un statut indépendant au sein d’International Medical Corps. Le/La spécialiste principal(e) de la conformité est rattaché(e) hiérarchiquement au directeur pays et techniquement au coordinateur régional de la conformité ou au responsable de la conformité sur le terrain. Il/Elle est nommé(e) par le directeur pays sur recommandation du coordinateur régional de la conformité et/ou du responsable de la conformité sur le terrain. Ces derniers participent également à l’évaluation de ses performances (sur le plan technique) et au processus décisionnel en cas de mesures disciplinaires potentielles, y compris le licenciement. Le/La spécialiste principal(e) de la conformité n’exerce aucun pouvoir, fonction ou obligation de direction.

Le/La spécialiste principal(e) de la conformité promeut et encourage une culture de conformité et d’éthique au sein d’International Medical Corps. Dans le cadre de ses fonctions, il/elle maîtrise parfaitement les normes de conformité et d’éthique d’International Medical Corps et de ses bailleurs de fonds et s’y conforme. Il/Elle travaille avec la plus grande intégrité. Il/Elle communique ces valeurs au personnel et aux partenaires et veille à ce qu’ils les respectent.

Pour réussir dans ce poste, un individu doit être capable d’accomplir chaque fonction essentielle, avec ou sans aménagement raisonnable :

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Responsabilités générales du département Éthique et Conformité
• Favorise et encourage une culture de conformité au sein de toute l’organisation.
• Encourage la transparence, la communication et le travail d’équipe en ce qui concerne la Charte d’éthique et de conformité et les objectifs de son département.

Fonctions principales

• Élabore le plan de travail national, qui détermine la portée, la taille de l’échantillon, le calendrier et la fréquence des examens de conformité dans le pays.
• Effectue des contrôles de conformité conformément au plan de travail convenu pour le pays.
• Aide la direction à identifier, documenter et atténuer efficacement les risques de non-conformité liés aux activités des programmes et des opérations.
• Prépare et soumet en temps opportun des rapports de conformité comportant des observations et des recommandations pour examen technique au coordonnateur régional de la conformité et/ou au responsable de la conformité sur le terrain.
• Remise en temps voulu des rapports mensuels et trimestriels à la direction du pays.
• Vérifie régulièrement les progrès réalisés en matière de recommandations de conformité et de plans d’actions convenus.
• Fournit des services de conseil à la direction du pays sur les améliorations à apporter et collabore avec d’autres départements pour soutenir les améliorations des contrôles internes.
• Garantit que la tenue des registres des examens de conformité conservés dans le fichier partagé est effectuée en temps opportun, avec exactitude et de manière complète.

Communication

• Communique de manière proactive les résultats des examens de conformité et les lacunes identifiées à la direction du pays et soutient les mesures correctives en temps réel pour éviter la non-conformité.
• Prépare et fournit les mises à jour et les rapports nécessaires sur les travaux de conformité sur le terrain, selon les besoins.
• Assure une communication régulière avec les principales parties prenantes au niveau national et au siège, selon les besoins.

Renforcement des capacités et formation

• Collabore avec les autres départements concernés à l’élaboration et à la mise en œuvre de formations sur la fraude, la corruption, les conflits d’intérêts et autres sujets à destination du personnel et des partenaires d’International Medical Corps.
• Effectue des recherches sur les sources disponibles et se tient au courant des tendances et activités pertinentes dans le domaine de la conformité à l’échelle mondiale au sein de la communauté des ONG.

Autres responsabilités

• Propose des modifications aux politiques et procédures ainsi que des améliorations aux systèmes.
• Aide la direction à remédier aux lacunes du contrôle interne.
• Participe régulièrement aux réunions régionales de conformité.
• Apporte son soutien à l’unité d’enquêtes de conformité et à la direction nationale dans le cadre d’enquêtes menées à leur demande et sous réserve de l’approbation du coordinateur régional de la conformité et/ou du responsable de la conformité sur le terrain.

Conformité et éthique :

Ce poste favorise une culture de conformité et d’éthique au sein d’International Medical Corps. Le titulaire doit, selon les exigences de son poste, parfaitement maîtriser les normes de conformité et d’éthique d’International Medical Corps et de ses bailleurs de fonds, et s’y conformer. Il doit travailler avec la plus grande intégrité. Il doit communiquer ces normes au personnel, le cas échéant, et aux partenaires, et veiller à ce qu’ils les respectent.

Effectuer toute autre tâche assignée. Les tâches et responsabilités énumérées dans ce document sont représentatives de la nature et du niveau de travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.

QUALIFICATIONS MINIMALES

• En règle générale, un baccalauréat (dans le cadre d’un enseignement supérieur à trois cycles) en administration des affaires, en comptabilité, en gestion des risques ou dans un domaine similaire. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinentes peut être acceptée le cas échéant ;
• Un master dans une discipline pertinente est préférable ;
• Une certification en audit, en gestion des subventions, en gestion des risques et/ou en conformité est préférable ;
• En règle générale, plus de 8 ans d’expérience pertinente dans un domaine connexe, dont au moins 5 ans dans le domaine de l’aide humanitaire ou une expérience équivalente ;
• Expérience approfondie en gestion des risques, conformité et/ou audit requise ;
• Connaissances approfondies et expérience de travail avec l’USAID, l’UE, la FDCO et d’autres donateurs ;
• Connaissance approfondie des différents types d’instruments (subventions, contrats, sous-attributions, etc.) ;
• Connaissances et expérience approfondies des différents processus d’affaires (tels que les ressources humaines, la gestion de programmes, la gestion financière, la gestion de la chaîne d’approvisionnement, les technologies de l’information, etc.) ;
• Excellentes compétences en communication, notamment en présentation.
• Excellentes compétences en gestion du temps ;
• Soucieux du détail, avec un haut degré d’éthique, d’intégrité, de discrétion et de professionnalisme ;
• Capacité à traiter des sujets sensibles de manière confidentielle ;
• Aptitude avérée à recueillir, analyser et évaluer des faits, à définir des problèmes, à tirer des conclusions valides et à préparer et présenter des rapports écrits concis en anglais ;
• Aptitudes à la résolution de problèmes ;
• Capacité à former efficacement le personnel ;
• Maîtrise de l’anglais avec une capacité avérée à bien s’exprimer oralement et par écrit ; la connaissance du français ou de l’arabe est préférable ;
• Capacité à traiter des sujets sensibles de manière confidentielle ;
• Capacité à établir et à maintenir des relations de travail efficaces avec les autres membres du personnel et à communiquer clairement et efficacement, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Capacité et volonté de se déplacer dans les pays où se déroulent les programmes, selon les besoins, souvent à court préavis.