Approche à plusieurs niveaux

Conformément à l’engagement à protéger les capacités et le personnel de soutien déjà au sein de l’Organisation, la majorité des postes vacants du PNUD (UNCDF/UNV) sont publiés via un processus de candidature à plusieurs niveaux par lequel :

• Niveau 0 : Le personnel PNUD/UNCDF/UNV IP occupant des postes permanents (AP) et à durée déterminée (FTA), dont les postes seront supprimés, ou les contrats seront résiliés ou non renouvelés en 2026.
• Niveau 1 : Autres membres du personnel du PNUD/UNCDF/UNV occupant des postes permanents (PA) et à durée déterminée (FTA)
• Niveau 2 : Personnel du PNUD/UNDF/UNV occupant des postes temporaires (TA), personnel sous contrat régulier de PSA, et Volontaires experts et spécialistes de l’ONU
• Niveau 3 ou pas indiqué : Tous les autres types de contrats provenant du PNUD/UNDF/UNV et d’autres agences, ainsi que d’autres candidats externes

Veuillez noter le(s) Palier (ou les Paliers) indiqué(s) dans le titre du poste vacant, le cas échéant, et assurez-vous de remplir les conditions d’éligibilité à la candidature.

Contexte

Présent dans 170 pays et territoires, le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) œuvre à éradiquer la pauvreté, réduire les inégalités et l’exclusion, et renforcer la résilience afin que les pays puissent soutenir leurs progrès en matière de développement. En tant qu’agence de développement principale des Nations Unies, le PNUD joue également un rôle central de rassemblement dans la mobilisation et la coordination d’un large éventail de partenaires nationaux et internationaux autour d’un agenda commun : la réalisation des Objectifs de développement durable (ODD).

Au Mali, la mise en œuvre du Programme pays est structurée autour de trois priorités programmatiques stratégiques :

• Priorité 1 : Gouvernance inclusive et consolidation de la paix.
• Priorité 2 : Croissance inclusive et développement du secteur privé ;
• Priorité 3 : Durabilité environnementale et résilience face aux effets négatifs du changement climatique.

La mise en œuvre réussie de ces priorités repose sur une gestion efficace, un contrôle interne et des mécanismes de gestion des risques conçus pour garantir l’utilisation efficace des ressources, le respect des politiques et procédures de l’entreprise, ainsi que la qualité et l’intégrité des processus opérationnels. Dans ce contexte, le renforcement des contrôles internes est un facilitateur essentiel pour promouvoir la transparence, renforcer la responsabilité et soutenir la réalisation des résultats programmatiques et opérationnels du Country Office.

Fonctions et responsabilités

Sous la direction et la supervision générales du spécialiste des opérations, l’associé administratif pour la gestion des actifs soutient la gestion globale et le contrôle des actifs du PNUD jetables et non jetables, administre la cession des actifs et le renouvellement ultérieur des données d’inventaire ; et administre et exécute les processus et transactions en assurant une haute qualité et une précision du travail. L’Associé administratif peut superviser le personnel de soutien administratif. L’Associé Administratif promeut une approche client, qualité et axée sur les résultats.

L’Associé Administratif travaille en étroite collaboration avec les équipes des opérations, des programmes et des projets du CO, ainsi qu’avec le personnel des autres agences de l’ONU pour échanger des informations et garantir une prestation de services cohérente.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s’adapter à l’évolution des besoins commerciaux et exploiter les liens entre interventions afin d’atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler à travers les unités, fonctions, équipes et projets au sein d’équipes multidisciplinaires afin de renforcer et de permettre la collaboration horizontale.

Fonctions clés et responsabilités

1.) Assurer la mise en œuvre de stratégies opérationnelles en conformité avec les règles et réglementations en vigueur et en mettant l’accent sur la cohérence et la qualité.

• Veiller à la pleine conformité de la gestion administrative et des inventaires, en veillant à ce que la gestion appropriée des actifs soit réalisée conformément aux règles, réglementations, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD, et que les procédures d’inventaire soient respectées dans toutes les unités CO.
• Fournir des informations pour le CO, la cartographie des processus administratifs métier et la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard internes (SOP).

2.) Gestion des actifs de soutien.

• Aider le MO à mettre en place des procédures de gestion des actifs dans le CO ; et préparer, certifier et soumettre des rapports d’inventaire en temps voulu.
• Recevoir, inspecter et vérifier tout le matériel, le mobilier et les fournitures entrants ; et taguez tous les meubles/équipements à la réception du fournisseur. Mettez à jour les registres d’inventaire des biens non jetables, et entrez dans la plateforme des ressources d’entreprise du PNUD (ERP) toutes les informations nécessaires sur la gestion des actifs. Planifiez les livraisons aux utilisateurs et suivez les mouvements des meubles.
• capitaliser les éléments appropriés conformément aux politiques du PNUD régissant les classes d’actifs, les durées estimées et les éléments de coût ; et les profils pertinents du budget de soutien biennial (BSB) « Capitalized Assets (CAP) » et « Non-Capitalized Assets (NONCAP) ». Utiliser le ERP, conformément aux profils CAP et NONCAP, pour capitaliser les actifs de gestion dans le bilan du PNUD afin de déclencher l’amortissement ; et de « dépenser » les articles, conformément aux politiques et procédures du PNUD et en conformité avec l’IPSAS.
• Apporter un soutien à la gestion de la cession des actifs physiques. Examinez les actifs et recommandations concernant les actifs physiques à disposition. Préparer la documentation pour la soumission à la CAP ; faire le suivi des demandes et assurer la coordination avec l’unité requérante ; et tenir des registres sur les actions d’élimination et entrer dans l’ERP tous les détails nécessaires à l’enregistrement des éliminations. Superviser l’élimination des articles et la précision des données d’inventaire.
• Assist in the reconstruction of annual physical inventory verification exercise to ensure accuracy of records and location of property. Ensure that managers sign off on the physical count and correctness of the inventory system database.
• Identify problem areas in the inventory system to ensure reliability of information retrieved from the system (e.g., includes input and conversion of data entered into the system, maintenance of system, and corrective actions taken).

3.)  Provide support for effective administrative and financial control in the country office.

• Aider et fournir des contributions à la préparation du budget de l’unité
• Conservez des registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses.
• Examiner, vérifier et rapprocher une variété de données et de rapports afin d’assurer l’exactitude et la conformité aux règles et réglementations administratives.
• Consolidez et préparez des états sommaires pour inclusion dans les états financiers.

4) Soutenir la construction et le partage des connaissances au sein du bureau national

• Former le personnel de bureau/projet et les points focaux de gestion des actifs engagés dans la réalisation de l’inventaire physique.
• Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

L’incumbent accomplit d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
Responsabilités de supervision/gestion : Peut superviser le personnel de soutien administratif.
Compétences

Compétences clés

Atteindre des résultats – NIVEAU 2 : Faire évoluer les solutions et simplifier les processus, équilibrer rapidité et précision dans le travail

Penser de manière innovante – NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/être ouvert à de nouvelles approches, démontrer une pensée systémique/intégrée

Apprenez en continu – NIVEAU 2 : Sortez de leur zone de confort, apprenez des autres et soutenez leur apprentissage

Adapter avec agilité – NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches à de nouvelles situations, impliquer d’autres personnes dans le processus de changement

Agir avec détermination – NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de gérer simultanément plusieurs sources de pression

Engager et s’associer – NIVEAU 2 : Est facilitateur/intégrateur, rassemble les gens, construit/maintient des coalitions/partenariats

Favoriser la diversité et l’inclusion – NIVEAU 2 : Faciliter les conversations pour combler les différences, prendre en compte la prise de décision

Compétences transversales et techniques

Gestion des affaires – Satisfaction client / Gestion des clients

• Capacité à répondre rapidement et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions de qualité et en temps voulu pour répondre et comprendre les besoins réels des clients.

• Apporter des contributions à l’élaboration de la stratégie de service client.

• Chercher des moyens d’apporter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients.

• Capacité à anticiper les besoins et préoccupations à venir des clients.

Gestion des affaires – Gestion des opérations

• Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus métier de l’organisation afin de convertir ses actifs en meilleurs résultats de la manière la plus efficace possible.

• Connaissance des concepts et mécanismes pertinents

Gestion des affaires – Communication

• Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant par écrit qu’oral ; adapter les messages et choisir les méthodes de communication selon le public

• Capacité à gérer les communications en interne et en externe, via les médias, les réseaux sociaux et d’autres canaux appropriés

Administration et Opérations – Gestion d’actifs

• Connaissance des politiques et procédures concernant PP&E ; capacité à préparer des états financiers sur PP&E ; maintenir le module de gestion des actifs dans le ERP, effectuer une revue analytique des rapports AM et des informations sur les actifs afin d’assurer l’exhaustivité et la précision des informations sur les actifs

Administration et opérations – Gestion des stocks

• Chaque bureau doit s’assurer qu’un nombre suffisant d’articles d’inventaire sont disponibles pour l’utilisation ainsi que pour rapporter les articles dépassant le seuil corporatif de 5 000 $ et plus

Finance – Reporting et analyse financière

• Comprend les évolutions des cadres et normes réglementaires, juridiques et éthiques pour le reporting financier dans le secteur public. Capacité à extraire, évaluer les données financières, à déduire des résultats pertinents et à les présenter de manière significative et cohérente afin de faciliter une prise de décision efficace et un suivi de la performance.

• Comprend les avantages du reporting intégré, y compris les ressources non financières telles que le capital humain, social et intellectuel, ainsi que la performance environnementale et de gouvernance

Compétences et expériences requises

Formation :

• Un enseignement secondaire est obligatoire
• Un diplôme universitaire en administration des affaires, administration publique ou domaine équivalent sera pris en compte comme prévu, mais ce n’est pas une exigence.
• Les certifications en administration et en achats sont souhaitables

Les comptables partiellement qualifiés issus d’un institut international reconnu auront un avantage distinct, souhaitable.

Expérience, connaissances et compétences :

• Minimum de 6 ans (avec diplôme d’études secondaires) ou 3 ans (avec licence) d’expérience pertinente en administration ou en services de soutien aux programmes.
• Une expérience dans l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.), de logiciels de bases de données et de systèmes de gestion web tels que ERP est souhaitable.
• Une connaissance de l’IPSAS et/ou des IFRS est souhaitée.

Exigences linguistiques

• La maîtrise de la langue des Nations Unies (français) de la mission est requise
• La maîtrise de la langue nationale (Bambara) de la station est requise pour le personnel local

Égalité des chances

En tant qu’employeur égalitaire, le PNUD valorise la diversité comme une expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons et, à ce titre, nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler à des postes au sein de l’organisation. Nos décisions d’emploi sont basées sur le mérite et l’adéquation au poste, sans discrimination.

Le PNUD s’engage également à créer un environnement de travail inclusif où tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, est valorisé, peut s’épanouir et bénéficie d’opportunités de carrière ouvertes à tous.

Harcèlement sexuel, exploitation et abus d’autorité

Le PNUD ne tolère pas le harcèlement, le harcèlement sexuel, l’exploitation, la discrimination et l’abus d’autorité. Tous les candidats sélectionnés subissent donc des contrôles pertinents et doivent respecter les normes et principes respectifs.

Droit de sélectionner plusieurs candidats

Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats parmi cette annonce de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et envisager des candidats à ce poste pour d’autres postes similaires au PNUD au même niveau scolaire et avec des descriptions de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Utilisation de l’IA par les candidats

Les candidats sont invités à lire les directives du PNUD destinées aux candidats sur l’utilisation responsable de l’IA dans le recrutement et la sélection du PNUD

Alerte arnaque

Le PNUD ne facture aucun frais à aucune étape de son processus de recrutement. Pour plus d’informations, veuillez consulter www.undp.org/scam-alert.