Description du poste

Plan International est une organisation indépendante de développement et d’aide humanitaire qui promeut les droits des enfants et l’égalité des filles.

Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais ce potentiel est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination.

Poste à pourvoir : Un.e Coordonnateur.trice de la Chaîne d’Approvisionnement et Logistique

 Lieu d’affectation  : Adre

Prise de service : Dès que possible

 Nature du contrat : CDD de 12 mois de droit Tchadien selon la performance et la disponibilité budgétaire

 NB  : Les candidatures féminines sont fortement encouragées

DIMENSION DU POSTE

Sous la responsabilité du Supply chain manager et en lien fonctionnel avec le Responsable de la réponse humanitaire, le/la Coordonnateur.trice de la Chaîne d’Approvisionnement et Logistique doit assurer la planification et la gestion efficace des achats et de la logistique du bureau d’Adre. Identifier les moyens de rationaliser des pratiques et processus tout en veillant au respect des mesures de contrôles appropriées, afin de réagir rapidement aux besoins des services demandeurs et produire les meilleurs résultats au profit des enfants et particulièrement les filles

 RESPONSABILITÉS 

A. Domaine des achats 

1. Assurer la conformité des politiques et procédures de Plan International sur tout

le circuit d’achat  

• Contrôler le respect des politiques et procédures sur toute la chaîne d’achat afin de garantir qu’elles sont conformes vis-à-vis des exigences de Plan International 

• Informer rapidement son superviseur de tout sujet de préoccupation liée à des violations potentielles ou soupçonnées des politiques et procédures ainsi qu’en cas de signaux

d’alerte de fraude.

• Fait tous les Contrôles diligentés (visites des fournisseurs, analyse des données historiques, dépistage antiterroriste, etc.) pour les Fournisseurs nouveaux avant toutes contractualisations

• Vulgariser et veille aux respects des procédures d’achat 

• S’assure que tous les prestataires de services et fournisseurs comprennent et signent des politiques annexées aux contrats et bons de commande. 

2. Gérer le processus d’achat de façon optimale, transparente et garantissant le

meilleur rapport qualité/prix

• Exécuter les différentes étapes du processus d’achat de biens et services

• Responsable de la préparation des achats pour le fonctionnement du bureau et l’effectivité des activités du programme.

• Coordonne les ouvertures et analyses des offres, assiste le comité et s’assure de la transparence

• S’assure que le choix des offres est fait sur la base de la meilleure combinaison intégrant optimalement tous les aspects du contexte, délai, … 

• Responsable de l’élaboration des bons de commandes et contrats 

• Assurer le suivi des délais d’exécution.  

• Responsable du suivi des contrats et autres accords (pour une meilleure application des dispositions contractuelles afin de protéger les intérêts de l’organisation).

Préparer les demandes de paiement 

3 . Planification des achats, rapports, bases de données et archivages

• Suit les indicateurs de performance des achats y comprenant ceux relatifs au maintien à jour des données dans le système SAP

• Diriger le processus de planification collaborative des achats du bureau en coordination avec le bureau de liaison de N’Djamena

• Coordonne le suivi des plans d’achat, produit un rapport périodique du niveau d’exécution, interpelle sur les retards et tout autre aspect nécessitant des actions 

• Tient à jour le tableau de suivi des réquisitions et le partage chaque semaine pour informer régulièrement les demandeurs sur le statut de leurs demandes d’achat et proposer des orientations et solutions pour toutes difficultés et blocages dans le processus  

• Tient à jour une liste des prix estimatifs et le partage chaque trimestre 

• Tient à jour de façon simple, accessible et bien exploitable, les archives de tous les dossiers d’achats conformes aux directives de l’organisation

4 . Gestion des fournisseurs et des partenaires

• Conduit le processus annuel et Adhoc de préqualification des fournisseurs et assure la tenue à jour de la base de données des fournisseurs avec tous les détails sur leurs

historiques et spectacles

• Conduit l’évaluation annuelle et Adhoc des performances des fournisseurs et tient les documents pertinents et relatifs pour besoin d’audit et de contrôle. 

• Fourni des retours réguliers aux fournisseurs sur leurs performances et maintien une communication transparente sur les suites données à leurs offres (devis ou appel d’offre)

• Mène le processus de négociation avec les fournisseurs lorsque nécessaire

• Contribuer au renforcement de capacité et à l’évaluation des partenaires de mise en œuvre œuvre pour les questions en liens avec les achats. 

5. Assurer le renforcement des capacités périodiques et continues des staffs et des fournisseurs

• Identifier les besoins en formations des staffs programmes et opérations sur la base des demandes ou des insuffisances constatées et prépare un plan de formation en matière des achats

• Organiser les formations périodiques sur les politiques, les outils et les procédures d’achat à l’endroit des staffs programme et opération sur la base des besoins identifiés et selon le plan.

• Encadrer et renforcer les capacités en continu les personnels sous sa supervision (si en vigueur)

• Apporte des conseils et orientations au cas par cas et au besoin à l’endroit des demandeurs des achats et des fournisseurs pour assurer les respects des règles et principes en matière des achats 

• Organiser des rencontres périodiques formatives et d’information à l’endroit des fournisseurs de Plan International sur les politiques, procédures des achats de l’organisation.

B. Domaine de la gestion Logistique et Administrative 

• Assurer la gestion de flotte des véhicules, motos et générateurs y comprenant ceux de emplacements. Cela inclut une planification efficace des mouvements ainsi qu’une gestion

transparente et efficace documentée du fonctionnement (carburant, maintenance …)

• Tient à jour un registre des équipements et des immobilisations ainsi que les documents d’attribution aux utilisateurs. 

• Assurer la gestion des locaux : contrats baux, la supervision du gardiennage, la maintenance et du nettoyage, les factures d’eau et d’autres services disponibles dans la zone ;

• Gère les voyages internationaux et locaux ainsi que les hébergements des visiteurs 

Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l’égalité des sexes et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprendre leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément aux procédures appropriées.

EXPERTISE TECHNIQUE ET CONNAISSANCES

Essentiel

• Diplôme supérieur (BAC + 4) en administration, gestion des affaires, en logistique et/ou achats ;

✓ Bonne vision globale de la dynamique de l’administration et de la logistique des projets d’urgences ;

✓ Compétences techniques démontrées en gestion des affaires ;

✓ Bonne capacité rédactionnelle et bonne connaissance d’au moins une langue locale ;

✓ Aptitudes à travailler au sein d’une organisation multiculturelle et dont les membres viennent de cultures et d’horizons divers ;

✓ Bonnes pratiques du MS Office ;

✓ Bon esprit de synthèse et de logique ;

✓ Une bonne expérience (5 années au minimum) dans un domaine similaire avec une

ONG Internationale et/ou la pratique du logiciel ; de gestion SAP (ou équivalent) est un atout ;

✓ Bonne éthique et bonne capacité à gérer des informations confidentielles ;

✓ Très bonne capacité d’organisation et de gestion de temps ;

✓ Proactif, plein de ressources, orienté sur les solutions et les résultats ;

✓ Très bonnes compétences en communication et relations interpersonnelles ;

✓ Comprend les politiques organisationnelles de sauvegarde et de genre ;

✓ Se penche sur leur propre système de valeurs et respecte le compte de leurs propres préjugés vis-à-vis des autres (enfants et jeunes y compris) dans toute leur diversité ;

✓ Comprendre la pertinence de la sauvegarde pour leur travail ;

✓ Capable de questionner les comportements inappropriés des collègues ;

✓ Capable de mettre en œuvre les exigences en matière de sauvegarde dans leurs domaines de compétences ;

✓ Capable de servir de modèle à l’organisation dans sa mission de lutte contre la fraude et la corruption ;

✓ Bonne capacité à délivrer des résultats dans un contexte de travail sous pression ; 

✓ Une bonne capacité à délivrer des résultats dans un contexte de travail sous pression

✓ Avoir des capacités solides en gestion des relations ; 

✓ Une bonne capacité à nouer des relations avec des personnes de tous niveaux, à l’interne comme à l’externe et demeurer très stratégique dans sa manière d’aborder Chaque relation.

✓ Une bonne capacité de gestion du stress s’avère très déterminante, une bonne capacité d’adaptation, un bon esprit communicatif et une bonne dynamique, orienté(e) vers la prévention, la solution et le bon sens s’avèrent déterminants

COMPORTEMENT DE LEADERSHIP LIES AU ROLE

✓ Je défini et présente des priorités et objectifs ambitieux mais réalistes, en résultant leur rôle dans la réalisation de l’objectif de plan international.

✓ Je fixe des attentes élevées pour mon propre comportement et celui des autres au sein et en dehors du travail. J’explique nos valeurs et notre engagement en faveur des droits, de l’égalité de genre et de la sauvegarde. Je veille à la santé, au bien-être et à la sécurité physique et psychologique des employés, notamment lorsqu’ils veulent s’exprimer.

✓ Je prends mes responsabilités et tiens les autres responsables face aux décisions qui ont été prises en gérant les problèmes de performance de façon rapide, ferme et constructif.

✓ Je crée un esprit d’équipe positif en aidant le personnel à bien travailler ensemble pour

favoriser la réflexion et améliorer continuellement l’efficacité et la qualité de notre travail.

✓ Je m’associe aux membres de mon équipe, aux collègues et aux partenaires pour trouver des solutions créatives aux problèmes à travers le partage d’informations, d’expérience et des idées et en leur demandeur directement leur contribution.

✓ J’encourage les autres personnes et je les aide à se développer en m’intéressant à

elles et en leur adressant des retours constructifs et des félicitations, tout en veillant à

ce qu’elles reçoivent une formation adéquate pour développer leur potentiel.

✓ Je vois le changement d’un œil positif et j’aide les autres à le comprendre puis à s’y adaptateur.

Comment postuler

Composition du dossier :

• Le diplôme requis ;
• Une lettre de motivation en français envoyée au chef de Mission par intérim ;
• Un curriculum vitae à jour, détaillé et en français comportant le contact et les adresses e-mail de trois (03) personnes de référence.
• Carte ONAPE

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