Mission de courte durée (MCD) – Directeur financier adjoint, Programme GAINS – RDC

Résumé du programme

Depuis octobre 2023, Mercy Corps met en œuvre le programme GAINS ( Graduating to Sustainable Agriculture, Income, Nutrition, and Food Security ), financé par le gouvernement américain. Ce programme, une activité de sécurité alimentaire résiliente (RFSA), vise à améliorer durablement la sécurité alimentaire, nutritionnelle et économique (SAN) au Kasaï à travers deux objectifs : 1) renforcer les moyens de subsistance et augmenter les revenus ; et 2) améliorer l’accès à une alimentation de qualité pour les populations vulnérables. Le consortium GAINS, piloté par Mercy Corps, inclut World Vision et Action pour la Paix et la Concorde, partenaire local. Initialement prévu sur cinq ans, le programme GAINS a été réorganisé pour s’achever en décembre 2026, avec une période de clôture de deux à trois mois.

La conception de GAINS repose sur quatre principes fondamentaux : une approche locale et centrée sur les personnes, une prise en compte des dynamiques de pouvoir et de conflit, et une vision globale de l’adaptation au changement climatique à grande échelle. GAINS est mis en œuvre selon une approche multisectorielle, sensible au climat et aux conflits, et intégrant l’égalité des sexes, afin de soutenir la sécurité alimentaire, nutritionnelle et économique. Une attention particulière est portée à la résilience, à l’inclusion sociale et aux dynamiques de pouvoir dans les différents secteurs d’intervention du programme.

Objectifs du rôle 

Alors que GAINS entame son dernier trimestre de mise en œuvre, puis sa période de clôture de 90 jours, le programme a besoin du soutien d’un directeur adjoint des finances et des sous-contrats pour aider le directeur des finances et des sous-contrats à gérer les fonctions financières du projet, à s’assurer que toutes les dépenses sont conformes aux procédures et réglementations internes et des donateurs, à fournir un soutien à la fonction comptable et à assurer la gestion bancaire et de trésorerie.

Cette mission est estimée pour une période de trois (3) à six (6) mois.

Activités STA

Le directeur adjoint des finances et des sous-contrats devra :

Gestion d’équipe

Maintenir un environnement de travail fondé sur le respect mutuel, où les membres de l’équipe visent l’excellence.

Fournir aux membres de l’équipe les informations, les outils et les autres ressources nécessaires pour améliorer leurs performances et atteindre leurs objectifs.

Gestion et conformité des subventions

Assister le responsable des finances et des subventions dans la préparation des analyses comparatives de coûts (BvA), leur analyse et le suivi des actions à entreprendre. Veiller à la mise en œuvre des recommandations formulées lors des réunions d’analyse comparative de coûts.

Assurer la mise à jour et l’analyse régulières des BVA et des pipelines. Garantir un examen mensuel des transactions afin d’en vérifier la conformité et l’admissibilité aux subventions.

Assister le responsable des finances et des subventions dans l’examen des rapports financiers et assurer le suivi auprès des autres services pour toute mesure corrective nécessaire.

Participer à l’élaboration et à la planification du budget, y compris aux directives internes, aux modèles et aux outils budgétaires, à la préparation des demandes de subvention et aux modifications budgétaires.

Appuyer le suivi de la performance des sous-traitants et collaborer avec les responsables budgétaires afin de garantir la mise en place des processus et systèmes clés pour l’évaluation des risques liés aux subventions, la conformité financière aux exigences des donateurs et les processus de reporting. Veiller à ce que les budgets des subventions soient alignés sur les budgets et prévisions de Mercy Corps.

Appuyer le processus de clôture des sous-contrats, y compris la coordination avec les différentes parties prenantes (Finances, Opérations, Programmes, Subventions, etc.) sur les livrables conformément aux règles et réglementations des donateurs.

Aider le responsable des finances et des subventions à améliorer l’efficacité du système de contrôle existant et à s’assurer que les lacunes de conformité identifiées sont comblées.

Participer à la préparation de tout autre rapport nécessaire à l’analyse et à la prise de décision.

Opérations financières et comptables

Travailler en étroite collaboration avec les agents et assistants financiers des sous-bureaux pour soutenir les finances dans les sous-bureaux GAINS et veiller à ce que les enregistrements dans Navigator soient saisis régulièrement et que les documents de transaction hebdomadaires et mensuels soient soumis à temps.

Vérifier l’exactitude, l’exhaustivité et la conformité des paiements et autres documents avec les politiques de Mercy Corps, les réglementations des donateurs et les lois locales.

Participer au processus de clôture comptable mensuelle en veillant à l’exactitude et à l’exhaustivité du grand livre, du système Navigator et de tous les documents justificatifs.

Guider les équipes financières des bureaux de terrain sur les exigences en matière de conservation des documents et effectuer des contrôles réguliers pour s’assurer que tous les documents financiers sont correctement étiquetés, classés et stockés de manière claire et accessible, conformément au FFM.

Consolider les besoins de trésorerie mensuels des succursales et collaborer avec les responsables des composantes pour s’assurer que les projections mensuelles sont réalistes, précises et alignées sur les projections BvA (Budget vs Réalisations).

Effectuer des analyses financières de toutes les demandes de paiement, demandes d’achat, bons de commande, contrats et autres documents afin de garantir la conformité aux procédures financières de Mercy Corps et aux exigences des donateurs, dans les limites du seuil d’examen fixé dans l’AAM.

Appuyer l’analyse financière de la masse salariale de l’équipe GAINS.

Soutien à l’orientation des nouveaux employés concernant les règles et procédures financières de Mercy Corps.

Anticipez les besoins en formation de recyclage et organisez proactivement des sessions de recyclage.

Effectuez les transactions Post Kasai régulièrement et en temps opportun et assurez-vous que toutes les transactions soient approuvées au plus tard le 5 du mois suivant.

Analyser le grand livre des charges et du bilan après leur enregistrement dans le système comptable et proposer des mesures correctives avant la clôture mensuelle.

Fournir une formation et des conseils au personnel et aux fournisseurs de biens et de services sur la conformité, les finances, les processus de paiement, les systèmes et les meilleures pratiques.

Examinez les demandes d’achat, les bons de commande, les contrats et les rapprochements de factures dans Prosource.

Assister le responsable financier du pays dans la réponse aux demandes d’audit.

Assurer le soutien de toutes les tâches de clôture de projet. 

Livrables STA 

Le directeur adjoint des finances et des sous-contrats devra :

• Gestion budgétaire
  • Préparer les analyses de rentabilité et les prévisions de dépenses.
  • Suivre les points d’action et les risques liés aux dépenses. 

• Surveillance de la conformité
  • Vérifier la conformité des transactions et des fichiers de paiement.
  • Consigner les résultats et les mesures correctives. 

• Clôture de fin de mois
  • Assurez-vous que les transactions soient enregistrées et vérifiées en temps opportun.
  • Résoudre les problèmes liés au grand livre et au bilan avant la clôture. 

• Surveillance des sous-contrats
  • Surveiller les performances financières et la conformité des sous-bénéficiaires. 

• Gestion de trésorerie
  • Consolider les prévisions de trésorerie et analyser les écarts. 

• Préparation à la clôture
  • Contribuer à évaluer l’état de préparation de la clôture financière et à combler les lacunes. 

• Clôture financière
  • Contribuer à la finalisation des opérations de clôture financière, des rapprochements et de l’archivage.

Calendrier / Programme 

De mi-juillet/fin juillet 2026 à mi-octobre/fin décembre 2026.

 Responsabilités en matière de protection  

• S’informe activement sur les mesures de protection et les intègre dans son travail, notamment en ce qui concerne les risques et les mesures d’atténuation liés à son domaine d’activité.
• Elle met en pratique les valeurs de Mercy Corps, notamment le respect de la dignité et du bien-être des participants et des autres membres de l’équipe.
• Encourage l’ouverture et la communication au sein de son équipe ; encourage les membres de l’équipe à soumettre des rapports s’ils ont des préoccupations en utilisant les mécanismes de signalement, par exemple la ligne d’assistance téléphonique en matière d’intégrité et d’autres options .

Conditions de vie / Conditions environnementales

Ce poste est basé à Tshikapa, une ville isolée d’environ un million d’habitants située dans la province du Kasaï, à environ 850 km de Kinshasa, la capitale. Il implique des déplacements à hauteur de 15 à 20 % du temps pour soutenir les activités du programme sur le terrain. Le logement proposé est un logement individuel en résidence partagée.

Signalement

Le/la spécialiste en gestion de la performance et qualité des programmes relèvera de : Ibrahim Mahaman, responsable des finances et des sous-contrats

Il/Elle travaillera en étroite collaboration avec : l’équipe financière de GAINS, l’équipe financière de MC DRC, le chef de mission et le chef de mission adjoint de GAINS, les responsables des objectifs I et II de GAINS et les responsables financiers des sous-bénéficiaires. 

Exigences en matière de compétences et de connaissances 

• Licence en finance, en économie, en administration des affaires ou équivalent.
• Au moins 5 ans d’expérience dans le financement des ONG.
• Une expérience préalable avec Mercy Corps est requise .
• Bonne compréhension de la gestion budgétaire, de la gestion de trésorerie et de la gestion comptable.
• La connaissance des réglementations des donateurs de l’USAID est un atout majeur.
• Précision dans la gestion des transactions en espèces, excellentes compétences en mathématiques et grand souci du détail.
• Solides compétences informatiques, notamment en Excel.
• Capacité d’adaptation au changement, de flexibilité et de travail sous pression avec des délais serrés.
• Compétences en gestion d’équipe et en renforcement des capacités.
• Excellentes compétences en français (écrit et oral) ; la maîtrise de l’anglais est un atout majeur pour ce poste.

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