République démocratique du Congo

Aperçu de la position

Notre client évolue dans un environnement de terrain complexe impliquant du personnel géographiquement dispersé, des sous-traitants, des prestataires de services, des installations opérationnelles, des infrastructures et de multiples projets et initiatives.

Une administration efficace des ressources humaines, une coordination administrative, la gestion des contractuels, la planification et le suivi des projets, la coordination budgétaire et des ressources, le soutien aux achats, le rapport sur la performance et l’engagement des parties prenantes sont essentiels pour maintenir la continuité opérationnelle et soutenir les priorités organisationnelles.

Le Contractant de Soutien aux RH, à l’Administration et à la Gestion de Projet fournira un soutien professionnel intégré à travers ces fonctions, en travaillant en étroite collaboration avec la direction et les bureaux concernés des ressources humaines, des finances, des achats, de la chaîne d’approvisionnement, des services techniques, opérationnels et administratifs.

Le poste vise à renforcer la coordination, le suivi, l’analyse et le rapport de gestion tandis que la responsabilité fonctionnelle et technique reste entre les mains des bureaux concernés.

Objectifs du poste

Fournir un soutien professionnel en administration des ressources humaines, administration générale, gestion des contractants, gestion de projets et de portefeuilles, coordination budgétaire et des ressources, soutien aux achats et suivi de la performance opérationnelle.

Cette mission soutiendra une gestion efficace de la main-d’œuvre, l’exécution des projets, la continuité des activités, l’efficacité opérationnelle, la conformité et la prise de décision de gestion fondée sur des preuves.

Reportage de projet

Ce poste ne nécessite pas de signalement.

Compétences clés

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS CLÉS

A. SOUTIEN À LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

• Soutenir le personnel et l’administration du personnel, y compris la présence, les congés et le suivi de l’état du personnel.

• Surveiller les expirations des contrats, les prolongations, les exigences d’intégration, de déploiement et de séparation.

• Soutenir les processus de recrutement, de sélection et d’action du personnel.

• Coordonner les besoins en personnel et administratifs avec les ressources humaines, les gestionnaires et le personnel.

• Maintenir des dossiers personnels précis et confidentiels ainsi que des documents administratifs.

• Soutenir la planification des effectifs, la revue du personnel et le reporting organisationnel.

• Développer et maintenir des outils de suivi du personnel, des tableaux de bord de la main-d’œuvre et des rapports sur le personnel.

• Soutenir les activités de communication, de bien-être et d’engagement du personnel.

• Surveiller le respect des procédures applicables en ressources humaines et administratives.

• Fournir des conseils administratifs et un suivi concernant les besoins liés au personnel.

B. SOUTIEN À LA GESTION ADMINISTRATIVE

• Coordonner la correspondance administrative, les communications officielles et la documentation.

• Préparer des rapports de gestion, des notes d’information, des présentations, des résumés exécutifs et d’autres documents administratifs.

• Tenir des registres administratifs, des trackers et des systèmes de gestion de l’information.

• Surveiller les décisions de gestion, les actions et les exigences administratives en attente.

• Coordonner les questions administratives avec les bureaux organisationnels et de soutien concernés.

• Soutenir les réunions de coordination interne, les revues de gestion et les activités de planification.

• Soutenir la mise en œuvre des politiques, procédures et décisions de gestion organisationnelles.

• Soutenir les exigences d’audit, de conformité et d’actions correctives.

• Identifier les failles des processus administratifs et soutenir la mise en œuvre des améliorations appropriées.

• Soutenir les exigences de continuité des activités et de planification administrative.

C. COORDINATION ENTRE CONTRACTANTS ET FINANCES

• Soutenir l’administration et le suivi du personnel contractuel, des services sous contrat et des exigences connexes.

• Tenir les registres des entrepreneurs et surveiller les livrables, les exigences de performance et les jalons du contrat.

• Suivre les renouvellements de contrats et les actions administratives associées.

• Soutenir la vérification, le traitement et le suivi des factures et paiements des prestataires.

• Aider à la conciliation des documents financiers et administratifs liés aux entrepreneurs.

• Coordonner les exigences liées aux contractants avec l’équipe budgétaire, des actifs et des finances FTS, les équipes techniques FTS et d’autres bureaux responsables.

• Surveiller les obligations de prestation de services et les exigences de conformité contractuelle.

• Soutenir les évaluations de performance des entrepreneurs et les rapports de gestion.

• Maintenir des suivis des entrepreneurs et financiers et identifier les actions en cours nécessitant un suivi.

D. SOUTIEN À LA GESTION DE PROJETS ET DE PORTEFEUILLES

a. Gestion du portefeuille de projets

• Soutenir la planification, la coordination et le suivi de multiples projets et initiatives organisationnelles simultanés.

• Maintenir une visibilité consolidée des objectifs du projet, de l’état de mise en œuvre, des plannings, des jalons, des livrables, des ressources, des risques et des dépendances.

• Soutenir l’élaboration de plans de mise en œuvre de projets et de cadres de rapport.

• Surveiller l’avancement du projet et identifier les retards de mise en œuvre, les contraintes et les problèmes émergents.

• Soutenir la priorisation des projets et initiatives en fonction des objectifs organisationnels, des exigences opérationnelles, des ressources disponibles et de la préparation à la mise en œuvre.

• Consolider les informations des projets afin de soutenir la supervision et la prise de décision au niveau de la gestion au niveau du portefeuille.

• Maintenir la documentation de gouvernance du projet, les informations sur la performance et les dossiers de soutien.

b. Planification et coordination de projets

• Soutenir le développement et la consolidation des plans de projet, des calendriers de mise en œuvre, des jalons et des livrables.

• Coordinate project requirements across relevant organizational units.

• Facilitate coordination among operational and technical teams, contractors, vendors, service providers and other stakeholders.

• Monitor implementation schedules and follow up outstanding project actions.

• Identify and escalate project risks, issues, dependencies and resource constraints when required.

• Support project boards, steering committees, management reviews and coordination meetings.

• Maintain action trackers and follow up implementation of agreed decisions.

c. Procurement and Acquisition Support

• Consolidate project procurement and acquisition requirements in coordination with responsible units.

• Support acquisition planning associated with project implementation.

• Assist with preparation, review and follow-up of project-related procurement documentation.

• Coordinate procurement requirements with technical teams, Procurement, Finance, Supply Chain and other relevant functions.

• Support contractor and vendor engagement associated with project implementation.

• Monitor procurement actions affecting project schedules and delivery requirements.

d. Budget and Resource Coordination

• Support project budget planning, forecasting and expenditure monitoring.

• Monitor project funding utilization and relevant financial-performance information.

• Support resource planning and prioritization.

• Assist in preparation and consolidation of project budget and funding requirements.

• Monitor significant budget, funding and resource issues affecting project implementation.

• Prepare relevant budget and resource information supporting management decision-making.

e. Project Monitoring and Reporting

• Develop and maintain project and portfolio dashboards, trackers and reporting tools.

• Prepare periodic project and portfolio status reports.

• Monitor project KPIs, milestones, deliverables and performance indicators.

• Maintain risk, issue, action, decision, dependency and lessons-learned registers.

• Monitor corrective and management actions affecting project implementation.

• Identify trends, performance gaps and implementation issues.

• Prepare management briefings, executive summaries and analytical reports supporting project oversight and decision-making.

E. OPERATIONAL DATA ANALYSIS AND REPORTING

• Consolidate operational and performance information from relevant organizational units and information systems.

• Analyze operational data to identify trends, risks, issues, resource constraints and performance gaps.

• Develop and maintain dashboards, analytical reports and management information products.

• Support data validation, reconciliation and reporting consistency.

• Prepare specialized operational and infrastructure-management reports, including Field Remote Infrastructure Management (FRIM) reports where applicable.

• Use relevant enterprise, business-intelligence and reporting systems to support performance monitoring and management reporting.

• Translate operational and project data into actionable management information supporting planning, prioritization and decision-making.

F. STAKEHOLDER COORDINATION

• Coordinate engagement among management, organizational units, technical and operational teams, contractors, vendors, service providers and other stakeholders.

• Facilitate communication and information flow across project and operational teams.

• Support stakeholder meetings, project-governance forums and management reviews.

• Maintain stakeholder, communication and action-tracking mechanisms where required.

• Support resolution and escalation of cross-functional issues affecting operations or project implementation.

G. BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT AND CONTINUITY

• Analyze administrative, human resources, contractor-management, project and operational processes and identify opportunities for improvement.

• Identify process gaps, duplication, bottlenecks and opportunities for standardization or automation.

• Support development and implementation of improved workflows, reporting mechanisms, templates and management tools.

• Promote good practices in administration, project management, operational governance and information management.

• Support business continuity, operational resilience and succession-planning initiatives.

• Contribute to risk identification, mitigation planning and monitoring of continuity-related actions.

• Support organizational learning and continuous-improvement initiatives.

EXPECTED DELIVERABLES

The contractor is expected to contribute to:

• Effective human resources and workforce administration.

• Timely and accurate administrative coordination and management support.

• Accurate tracking and reconciliation of contractor payments and administrative actions.

• Comprehensive mission-wide project portfolio tracking and reporting.

• Risk, issue, and performance management dashboards.

• Project implementation monitoring and governance support.

• Executive reports supporting management decision-making.

• Improved administrative, project-management and operational processes.

• Strengthened business continuity, compliance, and operational efficiency.

TECHNICAL COMPETENCIES

• Project and Portfolio Management

• Project Planning, Monitoring and Reporting

• Human Resources and Administrative Management

• Contractor and Vendor Management

• Budget and Resource Planning and Monitoring

• Procurement and Acquisition Coordination

• Risk Management

• Stakeholder Coordination

• Business Process Improvement

• Operational and Performance Monitoring

• Data Analysis and Management Reporting

• Dashboard Development and Performance Reporting

• Enterprise Resource Planning (ERP) Systems

• Outils d’intelligence économique et de visualisation des données

• Outils de productivité et de collaboration en bureau

• Connaissance des méthodologies et pratiques reconnues en gestion de projet

Gestion de l’équipe

Ce rôle ne nécessite pas de gestion d’équipe.

Informations complémentaires

Cette mission requiert une combinaison unique d’administration des ressources humaines, de gestion des sous-traitants, de coordination financière et d’expertise en gestion de projet à l’échelle de la mission. Le contractant soutiendra la gestion des questions sensibles du personnel, la supervision des contractants, la coordination budgétaire et la gouvernance des projets complexes de TIC et d’infrastructures à travers la MONUSCO. Ce rôle apporte un soutien essentiel au Chef FTS et comble un manque opérationnel important créé par la perte de capacités dédiées de gestion RH et administrative au niveau international, tout en renforçant l’exécution et la supervision des projets à travers la Section.