Résumé du poste

Sous la supervision directe du Directeur Adjoint des Opérations et des Finances, le/la Chargé(e) d’Administration joue un rôle clé dans le maintien de l’efficacité opérationnelle et du respect des normes de conformité du projet. Il/elle assure le fonctionnement optimal du bureau de terrain et veille au soutien logistique et administratif nécessaire au bon déploiement des interventions d’urgence.

Responsabilités :

• Exécuter des tâches administratives de niveau avancé.
• Examiner les données et les informations pour en vérifier l’exhaustivité et l’exactitude conformément aux directives standard ; exécuter les tâches avec souci du détail.
• Coordonner les réunions, réserver les locaux, préparer l’ordre du jour, coordonner les intervenants et consigner les notes de réunion.
• Veiller à ce que les communications soient transmises rapidement et avec exactitude.
• Être responsable de l’élaboration et de la conception de procédures administratives améliorées afin de favoriser le traitement et la soumission en temps utile de tous les livrables administratifs.
• Répondre, au besoin, aux demandes de soutien administratif du personnel.
• Créer et tenir des dossiers, préparer des rapports, présentations et graphiques, fournir des fournitures de bureau aux employés, saisir des données, relire des documents et compiler des rapports spéciaux.
• Recevoir et distribuer le courrier entrant et coordonner le courrier sortant.
• Communiquer avec le personnel interne et externe, selon les besoins.
• Préparer et tenir à jour la documentation, les plans, rapports, calendriers, bases de données, feuilles de calcul, registres et autres documents nécessaires au soutien des fonctions.
• Planifier et organiser des activités complexes, telles que des réunions, des voyages, des conférences et des activités de service, pour les membres du service.
• Travailler de manière autonome ou en équipe sur des projets spéciaux et continus.
• Assurer la liaison avec d’autres services et organismes externes, y compris avec la haute direction et la direction exécutive.
• Traiter des informations confidentielles et non courantes et expliquer les politiques du service, au besoin.
• Relire les textes pour vérifier l’orthographe, la grammaire et la mise en page, et apporter les corrections appropriées.
• Rédiger les procès-verbaux, les préparer et les distribuer au personnel concerné.
• Coordonner, à la demande de la direction, des projets spéciaux pouvant comprendre la planification et la coordination de présentations, la diffusion d’informations, etc.
• Aider la direction à assurer le suivi des finances du service.
• Coordonner la mise en place, la facturation et le paiement des fournisseurs tiers et des prestataires externes.
• Tenir à jour diverses bases de données et feuilles de calcul à la demande de la direction.
• Aider à recueillir, compiler et évaluer les données de due diligence relatives aux projets.
• Connaître les directives du service.
• Faire respecter et respecter les politiques et procédures de l’organisation, y compris les directives institutionnelles et les pratiques exemplaires.

Connaissances et compétences appliquées :

• Démontrer une compréhension approfondie du domaine de spécialisation ainsi que des procédures, méthodes et pratiques du programme, y compris une connaissance des responsabilités du programme et du personnel.
• Utiliser les systèmes, fonctions et procédures établis de classement et de gestion des données qui exigent une connaissance du programme.
• Examiner les données et les informations pour en vérifier l’exhaustivité et l’exactitude conformément aux directives standard ; exécuter les tâches avec souci du détail.
• Posséder une compréhension approfondie des logiciels utilisés dans les fonctions quotidiennes.
• Utiliser les logiciels de bureautique, les systèmes d’information et le matériel de bureau pour consulter, saisir et vérifier les informations courantes.
• Communiquer clairement au personnel, aux clients et/ou au public des informations sur les services, processus et procédures, conformément aux directives prescrites ou établies.

Formation :

• Diplôme de niveau associé, ou équivalent international, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Licence souhaitée.

Expérience :

• Exige généralement au moins cinq ans d’expérience pertinente dans les organisations Internationales.
• Expérience du suivi de l’utilisation des dépenses afin d’atteindre les objectifs de l’organisation et d’assurer la conformité.
• Expérience professionnelle antérieure au sein d’une organisation non gouvernementale ou une organisation internationale est un atout.
• Une expérience dans un domaine scientifique ou lié à la santé est souhaitée.

Cette offre d’emploi résume les principales responsabilités du poste. Il ne prescrit ni ne limite les tâches exactes qui peuvent être assignées pour accomplir ces tâches. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme représentant un contrat de travail. La direction se réserve le droit de consulter et de réviser ce document à tout moment.

FHI 360 est un Employeur pour l’égalité des chances par laquelle nous ne pratiquons pas de discrimination à l’encontre de toute personne employée ou cherchant un emploi en raison de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’origine nationale ou ethnique, de l’âge, de l’état civil, d’un handicap physique ou mental, du statut de vétéran protégé ou de toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.

Nos valeurs et engagements en matière de protection : FHI 360 s’engage à prévenir toute forme d’abus, d’exploitation et de harcèlement dans nos environnements et programmes de travail, y compris les abus sexuels, l’exploitation et le harcèlement. FHI 360 prend des mesures pour protéger le bien-être de tous ceux qui s’impliquent dans notre organisation et nos programmes et exige que tout le personnel, y compris les membres du personnel et les bénévoles, partage cet engagement et signe notre code de conduite. Toutes les offres d’emploi seront soumises à des contrôles de sélection appropriés, incluant les vérifications de références, de casier judiciaire et de financement du terrorisme. FHI 360 participe également au Dispositif inter-agences de divulgation des inconduites (MDS), facilité par le Comité directeur pour la réponse humanitaire. Conformément au MDS, nous demanderons aux anciens employeurs des candidats des informations concernant toute constatation fondée d’abus sexuels, d’exploitation et/ou de harcèlement durant son mandat chez les anciens employeurs. En postulant, les candidats confirment leur compréhension de ces procédures de recrutement et consentent à ces contrôles.

FHI 360 prendra en compte pour l’emploi tous les candidats qualifiés, y compris ceux ayant un casier judiciaire, conformément aux exigences des lois locales et étatiques applicables.

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