APERÇU DU POSTE

Le Responsable Administratif est responsable d’assurer l’efficacité, la gestion des plaintes et la coordination des opérations administratives dans les installations, les achats, la flotte, l’entreposage, les rapports et la coordination sur le terrain. Ce rôle sélectionne, développe et évalue le personnel, et est responsable de la précision des rapports et du respect des normes des donateurs et de l’organisation

RESPONSABILITÉS CLÉS

• Assure la direction et la supervision de toutes les activités d’approvisionnement, en veillant au respect des politiques organisationnelles, des réglementations des donateurs, des principes d’approvisionnement éthique et des exigences de contrôle interne, tout en soutenant la mise en œuvre efficace des projets.
• Élabore des stratégies d’approvisionnement, surveille les indicateurs clés de performance des achats, approuve les plans d’approvisionnement et les approches d’approvisionnement, et renforce la gestion des fournisseurs, la réduction des risques d’achat ainsi que la formation et le développement des capacités du personnel.
• Gérer les opérations et les tâches administratives d’un projet ou d’un bureau pays de complexité et d’ampleur modérées.
• Gérer les besoins en matériaux et équipements du projet, contrôler les stocks et superviser les opérations des centres de distribution.
• Gérer un grand volume d’activités d’achats, de l’attribution initiale au contrat de révision.
• Gérer et diriger toutes les activités des installations afin d’atteindre les objectifs organisationnels et d’assurer le respect des réglementations de sécurité de l’organisation.
• Assure la supervision et gère les activités administratives complexes du département, y compris la coordination des déplacements et des réunions, en veillant au respect des exigences de politique de voyage, de financement et de devoir de diligence. Organiser les réservations d’hôtel, les billets d’avion, le transport, la logistique de la restauration et des boissons, et soutenir l’autorisation mondiale des dépenses et la coordination des rapports.
• Préparez des plans de travail pour les tâches prioritaires et révisez régulièrement pour garantir des résultats de qualité.
• Élaborer une nouvelle directive de mise en œuvre et rédiger un plan de temps détaillé pour faciliter des opérations commerciales efficaces et efficientes.
• A offert du mentorat au personnel et du développement des capacités dans des contextes de développement exigeants.
• Collaborer avec les responsables des unités commerciales et des départements pour s’assurer que la mise en œuvre du projet est conforme à la stratégie, aux objectifs et aux buts du projet.
• Accomplit d’autres tâches selon leur assignation.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES APPLIQUÉES

• Connaissance approfondie des meilleures pratiques en matière d’équipements de bureau, d’approvisionnement, de budgétisation et de gestion de la chaîne d’approvisionnement.
• Expérience avec plusieurs politiques et réglementations pour les donateurs, y compris la négociation de contrats, la gestion des fournisseurs et l’assurance de la livraison selon les spécifications.
• Solide compréhension des règles internationales d’approvisionnement des donateurs et de la détection de la fraude.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, y compris la capacité à interagir efficacement avec les cadres supérieurs.
• Expérience en développement et supervision de la main-d’œuvre, planification des achats, gestion des risques et gestion de la performance.
• Capacité à travailler sous pression dans des environnements complexes.

RÉSOLUTION DE PROBLÈMES ET IMPACT

• Traiter des problèmes complexes, nécessitant une analyse approfondie et une évaluation de multiples variables.
• Reconnaître que des décisions ou recommandations incorrectes peuvent entraîner des retards majeurs ou des changements dans les projets ou les opérations.
• Faites preuve d’un bon jugement qui éclaire la stratégie organisationnelle et aide à façonner les objectifs alignés sur les buts du projet.
• Fournir des directives précises qui déterminent les résultats essentiels à la réalisation des priorités départementales et organisationnelles.
• Prenez des décisions qui influencent le succès global de la fonction.

SUPERVISION DONNÉE ET REÇUE

• On s’attend à ce qu’il exerce de l’autonomie dans la prise de décision quotidienne tout en faisant remonter les questions stratégiques ou à fort impact vers l’équipe de direction senior.
• Assure le leadership et les orientations pour diriger ou indirectement les subordonnés juniors dans le domaine fonctionnel.
• Responsable de motiver, de mentorer et d’autonomiser le personnel
• Contribuer aux évaluations de performance.
• Les contacts sont fréquents avec des personnes représentant d’autres départements et/ou des organisations extérieures.

FORMATION & EXPÉRIENCE REQUIS

• Licence plus un minimum de 8 ans d’expérience pertinente
• Expérience pertinente en administration générale, gestion de la chaîne d’approvisionnement, achats, gestion de flotte et/ou entreposage.
• Certification professionnelle ou formation avancée en gestion d’installations, logistique et/ou gestion de la chaîne d’approvisionnement requise.
• Expérience préalable en gestion préférée.

Qualifications préférées

• Maîtrise de l’anglais requise
• Compétences démontrées en leadership, gestion des ressources humaines et communication interculturelle.
• Très organisé, ingénieux et efficace pour coordonner plusieurs tâches, anticiper les défis et planifier autour des obstacles.

Exigences physiques typiques

• Environnement de bureau typique.
• Capacité à passer de longues heures devant un écran d’ordinateur et à faire du travail répétitif sur un clavier.
• Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes.
• Capacité à soulever/déplacer jusqu’à 10 lbs

Technologie à utiliser

• Ordinateur personnel/ordinateur portable, applications Microsoft (c’est-à-dire Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), technologie mobile/portable, et équipements de bureau standards.
• Expérience dans l’utilisation de logiciels d’analyse de données pour soutenir l’élaboration de rapports et de plans de travail.

Exigences de voyage

• Moins de 20 %

La fourchette salariale attendue pour ce poste est de 37 000 à 55 000 USD par an pour le salaire brut (base et allocations) pour les embauches locales nationales ; Lors de la détermination du montant de l’offre, FHI 360 prend en compte plusieurs considérations, notamment mais sans s’y limiter : les années d’expérience pertinentes et la formation du candidat, l’équité interne, la rémunération du marché et le budget. Pour les candidats internes, le placement salarial suivra également les directives actuelles d’augmentation de promotion de FHI 360.

Cette offre d’emploi résume les principales responsabilités du poste. Il ne prescrit ni ne limite les tâches exactes qui peuvent être assignées pour accomplir ces tâches. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme représentant un contrat de travail. La direction se réserve le droit de consulter et de réviser ce document à tout moment.

FHI 360 est un Employeur pour l’égalité des chances par laquelle nous ne pratiquons pas de discrimination à l’encontre de toute personne employée ou cherchant un emploi en raison de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’origine nationale ou ethnique, de l’âge, de l’état civil, d’un handicap physique ou mental, du statut de vétéran protégé ou de toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.

Nos valeurs et engagements en matière de protection : FHI 360 s’engage à prévenir toute forme d’abus, d’exploitation et de harcèlement dans nos environnements et programmes de travail, y compris les abus sexuels, l’exploitation et le harcèlement. FHI 360 prend des mesures pour protéger le bien-être de tous ceux qui s’impliquent dans notre organisation et nos programmes et exige que tout le personnel, y compris les membres du personnel et les bénévoles, partage cet engagement et signe notre code de conduite. Toutes les offres d’emploi seront soumises à des contrôles de sélection appropriés, incluant les vérifications de références, de casier judiciaire et de financement du terrorisme. FHI 360 participe également au Dispositif inter-agences de divulgation des inconduites (MDS), facilité par le Comité directeur pour la réponse humanitaire. Conformément au MDS, nous demanderons aux anciens employeurs des candidats des informations concernant toute constatation fondée d’abus sexuels, d’exploitation et/ou de harcèlement durant son mandat chez les anciens employeurs. En postulant, les candidats confirment leur compréhension de ces procédures de recrutement et consentent à ces contrôles.

FHI 360 prendra en compte pour l’emploi tous les candidats qualifiés, y compris ceux ayant un casier judiciaire, conformément aux exigences des lois locales et étatiques applicables.

FHI 360 ne vous demandera jamais le nom d’utilisateur ou le mot de passe de votre site carrière, et nous ne demanderons jamais d’argent, de biens ou de services lors du processus de candidature, de recrutement ou d’emploi. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre correspondance, veuillez envoyer un e-mail CareerCenterSupport@fhi360.org.

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