Approche à plusieurs niveaux

Conformément à l’engagement à protéger les capacités et le personnel de soutien déjà au sein de l’Organisation, la majorité des postes vacants du PNUD (UNCDF/UNV) sont publiés via un processus de candidature à plusieurs niveaux par lequel :

• Niveau 0 : Le personnel PNUD/UNCDF/UNV IP occupant des postes permanents (AP) et à durée déterminée (FTA), dont les postes seront supprimés, ou les contrats seront résiliés ou non renouvelés en 2026.
• Niveau 1 : Autres membres du personnel du PNUD/UNCDF/UNV occupant des postes permanents (PA) et à durée déterminée (FTA)
• Niveau 2 : Personnel du PNUD/UNDF/UNV occupant des postes temporaires (TA), personnel sous contrat régulier de PSA, et Volontaires experts et spécialistes de l’ONU
• Niveau 3 ou pas indiqué : Tous les autres types de contrats provenant du PNUD/UNDF/UNV et d’autres agences, ainsi que d’autres candidats externes

Veuillez noter le(s) Palier (ou les Paliers) indiqué(s) dans le titre du poste vacant, le cas échéant, et assurez-vous de remplir les conditions d’éligibilité à la candidature.

Contexte

Dans le cadre de ses opérations de sécurité fourni à tout le personnel et opérations de l’ONU, UNDSS gère un budget (Local Cost Security Shared Budget) de plus d’un million de dollar en plus la gestion admirative d’une équipe de 62 personnel basé à Bamako et dans sept autres bureaux de terrain, UNDSS emploie un Admin et Finance staff faire le suivi des dossiers lies à la gestion de ses engagements financier et administratives.

Etant un département des Nations Unis pour la sureté et sécurité, UNDSS Mali, s’engage dans la coordination et mobilisations des ressources pour faciliter les activités et missions de l’ONU. La coordination comprend les autorités du pays hôte, les organisations Nationales et internationales et la sécurité des corps diplomatiques et partenaires à travers des réunions et rencontres réguliers organisés par UNDSS en vue de partage des informations sécuritaires afin de permettre la mise a jour des plans de sécurité et implémentations des mesures de sécurité adéquats en fonction des besoins.

Duties and Responsibilities

Le/a staff opère sous l’autorité déléguée et la supervision directe de DSA, le/la Assistant(e) est responsable des tâches suivantes.

1.Soutien à la gestion financière

• Conseiller le CSA et le DSA sur toutes les questions financières.
• Préparer les demandes d’achats POs et soumettre dans le system Quantum.
• Faire le suivi des versements des contributions des AFPs au LCSSB et faire la répartition des fonds dans les lignes budgétaires
• Surveiller les dépenses et les comparer avec le budget approuvé (à l’aide d’une feuille Excel interne).
• Assurer la liaison avec le PNUD pour les rapports sur l’exécution du budget et garantir que les chiffres de Quantum reflètent les limites budgétaires et les dépenses de l’ASL et du LCSSB.
• Analyser l’écart entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
• Examiner les factures des entrepreneurs par rapport aux biens et services fournis.

  2. Appui à la gestion des tâches administratives de l’UNDSS:

• Soutenir le fonctionnement efficace des bureaux (capitale et terrain).
• Fournir un soutien à la maintenance des bureaux et à la gestion des actifs.
• Assurer la responsabilité de tous les documents officiels (copies électroniques et papier).
• Aider au soutien administratif pour la formation, les réunions, les voyages et les billets, ainsi que les réservations d’hôtel.
• Fournir un soutien administratif pour les expéditions et le dédouanement.
• Maintenir les journaux quotidiens du véhicule, entretien et assurance.
• Assurer le service et la surveillance du carburant des véhicules.
• Veiller à ce que les achats soient remis au point focal logistique du PNUD
• Maintenir un registre des MOUs de UNDSS avec les agences sœur de l’ONU.

  3. Assurer la liaison avec l’administration du PNUD, les service communs et l’OMT :

•  Participer aux réunions consacrées au suivi des questions financières et administratives concernant le personnel du Département des affaires de sécurité et de sûreté des Nations Unies (UNDSS)Faire le suivi du paiement de contributions des AFPs au LCSSB
• Participer aux réunions de l’OMT et assurer le suivi des décisions prises afin de garantir le respect des procédures établies.

  4  Gestion de la connaissance et apprentissage :

Stimule un environnement d’apprentissage par le leadership et l’exemple, ainsi que la gestion de la connaissance.

Le titulaire du poste accomplit d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.

Compétences

Compétences et expériences requises

Education:

Une Education Secondaire est requise.  Où.

Un Diplôme Universitaire (Licence) dans un des domaines suivants : gestion financière, gestion de projet comptabilité ou tout autre domaine connexe sera dument pris en considération mais pas un requis.

Expérience :

Avoir au minimum 5 ans d’expérience (avec le diplôme d’études secondaires) ou 2 ans d’expérience (avec le diplôme de Licence) dans la gestion administrative et financière ;

Compétences requises :

• Expérience pratique du system de gestion financière et Administrative ;
• Classement et archivage des dossiers ;
• Maîtresse des outils informatiques (MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) ;

Compétences souhaitées en plus des compétences couvertes dans la section Compétences :

• Expérience dans l’utilisation de plateformes de gestion du PNUD est un atout considérable (Atlas, Quantum, etc.).
• Expérience pratique dans le domaine de Procurement dans le système des Nations Unies ;
• Expérience pratique de service d’achats et repartions des fonds budgétaires ;
• Expérience dans l’utilisation de systèmes de gestion basés sur le web et des bases de données.

  Langue(s) obligatoire(s) :

• Maîtrise du français parlé et écrit est requis
• La connaissance de l’anglais sera considérée comme un atout

Égalité des chances

En tant qu’employeur égalitaire, le PNUD valorise la diversité comme une expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons et, à ce titre, nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler à des postes au sein de l’organisation. Nos décisions d’emploi sont basées sur le mérite et l’adéquation au poste, sans discrimination.

Le PNUD s’engage également à créer un environnement de travail inclusif où tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, est valorisé, peut s’épanouir et bénéficie d’opportunités de carrière ouvertes à tous.

Harcèlement sexuel, exploitation et abus d’autorité

Le PNUD ne tolère pas le harcèlement, le harcèlement sexuel, l’exploitation, la discrimination et l’abus d’autorité. Tous les candidats sélectionnés subissent donc des contrôles pertinents et doivent respecter les normes et principes respectifs.

Droit de sélectionner plusieurs candidats

Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats parmi cette annonce de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et envisager des candidats à ce poste pour d’autres postes similaires au PNUD au même niveau scolaire et avec des descriptions de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Utilisation de l’IA par les candidats

Les candidats sont invités à lire les directives du PNUD destinées aux candidats sur l’utilisation responsable de l’IA dans le recrutement et la sélection du PNUD

Alerte arnaque

Le PNUD ne facture aucun frais à aucune étape de son processus de recrutement. Pour plus d’informations, veuillez consulter www.undp.org/scam-alert.