PROGRAMME NATIONAL : Rwanda

LIEU : Bureau de campagne d’Alight, Kigali

RESPONSABLE : Coordinateur de la logistique et des opérations

STATUT : À temps plein

CAPACITÉ DE SUPERVISION : Assistant logistique, facilitateur de transport et chauffeurs.

DATE : Septembre 2026

Acceptation des candidatures jusqu’au 11 septembre 2026.

MISSION DU PROGRAMME NATIONAL :

ALIGHT collabore avec ses partenaires et ses parties prenantes pour offrir des opportunités et une expertise aux réfugiés, aux personnes déplacées et aux communautés d’accueil – afin de mieux survivre aux conflits et aux crises, et à reconstruire des vies dignes, de santé, de sécurité et d’autonomie. ALIGHT travaille actuellement dans et avec des partenaires dans dix-sept pays à travers le monde. ALIGHT opère régulièrement au Rwanda depuis 1994. Aujourd’hui, il dispose d’une équipe forte et engagée de plus de huit cents personnes, comprenant du personnel à temps plein, des mobilisateurs communautaires et des agents d’incitation – mettant en œuvre des programmes dans les soins de santé primaires, la santé reproductive, le VIH et la nutrition ; ainsi que l’eau, l’assainissement et l’hygiène, l’abri et les infrastructures générales, les moyens de subsistance/renforcement économique, ainsi que la prévention/protection des violences sexuelles et de genre. Notre travail au Rwanda couvre actuellement tous les lieux de réfugiés et leurs communautés rwandaises d’accueil. Nous cherchons toujours à nous développer et, conjointement avec nos partenaires, à avoir un impact durable avec et pour les communautés que nous servons !

OBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE :

L’agent logistique est un membre clé de l’équipe des opérations et fournit un soutien technique pour la mise en œuvre du programme conformément aux réglementations logistiques Alight et aux procédures opérationnelles standard (SOP). Ce poste assure un soutien logistique au personnel d’Alight pour la mise en œuvre des programmes.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Gestion de la flotte : 60 %

• Gestion générale du déplacement des véhicules de l’agence en coopération avec le personnel des opérations sur le terrain.
• Assurez-vous que tous les véhicules sont sûrs et en état de circuler. Assurez-vous que tous les véhicules disposent d’une documentation embarquée appropriée.
• Planifiez le déplacement des véhicules selon les plans de déplacement afin de répondre aux besoins programmatiques et d’optimiser l’efficacité opérationnelle.
• Superviser la consommation de carburant, l’achat et le suivi, y compris la coordination avec les stations-service et le HCR, si nécessaire. Réapprovisionnez le carburant à temps.
• Assurez-vous que les véhicules soient propres et agréables.
• Organiser des plannings d’entretien réguliers pour les véhicules. Conservez les fichiers du planning de service. Assurez-vous que les réparations majeures soient effectuées rapidement.
• Gérer les plannings de congés des conducteurs, assurant le bon fonctionnement de la flotte.
• Coordinate with Human Resources to ensure proper tracking of drivers’ HR files.
• Ensure drivers are licensed and trained. Recommend hiring and disciplinary measures for drivers.
• Coordinate with the security department to ensure safety and security protocols related to vehicles and road travel
• Tracking the vehicle insurance, annual road taxes and other recurrent fee and timely initiation payment requests.
• Ensure security measures for vehicles such as parking, storage of keys, emergency supplies, etc.
• Ensure that security incident/road accident reports are completed and filed (if related to vehicles).
• Perform any other duties assigned by the supervisor.

Assets Management: 20%

• Responsible for management and timely maintenance of Alight equipment, e.g., Air Conditioners, Generators.
• Regularly update asset register with changes and new acquisitions. The asset register should be accurate and complete;
• Responsible for coordinating with the procurement and finance office in identifying all details of assets such as purchase price, ledger reference, PRF, PO, and GRN numbers, etc.
• Responsible for the timely preparation of documentation of any movement of assets on standard formats;
• Schedules and conducts physical count of assets in different locations, projects, and sites;
• Provides a quarterly physical count/check where all assets are located and their status confirmed; coordinates with the logistics responsible teams for tracking assets in other offices to ensure the locations and status of the assets that have moved between the offices;
• Update the electronic database monthly and provide an electronic copy to the supervisor and Country Operations Manager; A hard copy is printed, signed, and filed in the assets folder;
• Advise colleagues on Alight asset and equipment use guidelines.
• Ensure all lost, damaged, sold, and stolen (or other) items are properly reported using the Alight Incident Report (InRep) form and recorded with an approved Disposal of Assets form. Ensure any necessary supplementary documentation is completed; Advise supervisor on any broken, damaged, or destroyed equipment;
• Assist and coordinate project staff on asset inventory issues. Assist in providing end-of-project reports on asset inventory and equipment list locations and status;

Warehouse Management: 20%

• Follow the Alight Warehouse Policy and Procedures Guidelines and supervise the Warehouse Assistant.
• Ensure the timely delivery of supplies to respective Projects with the coordination of procurement and program departments and fleet team.
• Has a full understanding of Alight warehouse policies and formats. Assists, as needed, in training staff in these policies and forms;
• Ensures that the warehouse assistant maintains warehouse files for Goods Received Notes, Waybills, Stock Release Forms, and damage/breakage
• Coordinate with program team and suppliers in the receiving and inspection of goods – issues GRNs.
• Receive the goods as per the description on the purchase order/request. Inspect goods upon delivery and reject inadequate, broken, lower quality, and other items not meeting the requirements of the order;
• Prepare report of monthly stocks, end of grant stocks, fiscal year physical counts and other physical counts, as instructed by supervisor.
• Ensure that the warehouse always has proper stock management documentation, and display bin cards on each item in the warehouse;
• Maintain physical and electronic copies of stock, as per formats and forms provided in the Warehouse Manual;

EDUCATION, TECHNICAL SKILLS & KNOWLEDGE REQUIRED:

• Bachelor’s degree in Logistics Management, Operations Management, Business Administration, Supply Chain Management, Humanitarian Logistics, or other related field required, with additional relevant work experience
• Professional certifications such as CIPS, CPP, CSCP preferred
• Demonstrated continuous education and specialized training in procurement and logistics management
• Minimum 3 years’ experience in key positions in Operations, Logistics, or Supply Chain with experience working in humanitarian or development INGO preferred
• Demonstrated ability and technical skills in supply chain and asset management
• Proven skills and knowledge in the design and use of Logistics Information Management Systems (LIMS)
• Knowledge of donors’ procurement policies (US Gov, UN, ECHO, GIZ, etc.)
• Computer literacy skills with Microsoft application packages
• Experience coordinating with suppliers
• Experience supervising staff desired

Ability to communicate in spoken and written English with aptitude in reporting is mandatory.

KEY BEHAVIORS & ABILITIES

• Resourcefulness and innovation;
• Strong participatory and interpersonal skills;
• Multitasking and time-management skills, with the ability to prioritize tasks;
• Smart and neat;
• Self-motivated and customer-oriented with a strong sense of personal ethics, integrity, and quality.
• Capacité et volonté de travailler dans un environnement dynamique et dynamique.

Alight est un employeur offrant l’égalité des chances offrant un emploi sans distinction de race, couleur, religion, genre, orientation sexuelle, identité de genre, âge, origine nationale, citoyenneté, handicap physique ou mental, ou statut de vétéran protégé. Alight se conforme à toutes les lois applicables régissant la non-discrimination en emploi.