Description du poste

Responsable Financier(ère)

Mercy Corps Sénégal a débuté ses activités début 2023, suite à sa fusion avec l’organisation Energy for Impact, présente au Sénégal depuis 2012 et œuvrant pour un meilleur accès à l’énergie durable et renouvelable au sein des communautés . Grâce au financement du  Millennium Challenge Account  et de fondations privées, son  portefeuille actuel vise  à soutenir le développement et la croissance des petites et moyennes entreprises (PME) fournissant des produits et services énergétiques aux populations vulnérables, par le biais de services de conseil et d’un accès à des ressources financières pour développer et étendre leurs activités .

Résumé général du poste 

Sous la supervision du Directeur Pays et en étroite collaboration avec le  Directeur Financier Régional ,  le/la Responsable Financier(ère) sera basé(e) à Dakar et sera le/la référent(e) financier(ère) pour tous les programmes mis en œuvre au Sénégal . Il/Elle veillera à la soumission en temps voulu des rapports de dépenses par rapport au budget (BVA), au contrôle du respect des procédures financières de Mercy Corps et des règles des bailleurs de fonds. Il/Elle sera responsable des fonctions financières et du personnel financier, des rapports financiers et apportera son soutien au bureau pays afin de garantir la conformité aux politiques et procédures de Mercy Corps et aux exigences des bailleurs de fonds en matière de subventions et de contrats. Le/La titulaire du poste sera responsable de la gestion globale des comptes pays pour le Sénégal, du renforcement des capacités des membres de l’équipe et jouera un rôle de coordination avec les différents départements et fonctions au sein des bureaux pays.

Responsabilités essentielles  

STRATÉGIE ET ​​FONCTIONS PRINCIPALES

• Fournir des orientations financières claires et pertinentes au bureau de pays pour la prise de décisions stratégiques dans la gestion des projets en cours et dans la recherche de pays supplémentaires couverts.

• S’assurer que tous les projets mis en œuvre dans les bureaux de pays  respectent  les règles et réglementations des donateurs ainsi que les procédures financières de Mercy Corps.

• Participer  à l’élaboration des budgets annuels et des budgets de propositions, et mettre en œuvre des systèmes de budgétisation et de prévision des subventions avec les responsables de programme.

• Mettre en place un système de répartition des coûts opérationnels couvrant les projets en cours afin de garantir que les pays puissent couvrir leurs coûts de soutien respectifs et  conseiller  la direction opérationnelle sur les mesures d’atténuation  en cas de  défaut de paiement.

• Effectuer la clôture mensuelle des comptes  conformément à  la procédure pertinente avant le 10 du mois suivant la période concernée pour le Sénégal .

•  Maintenir un système de contrôle interne efficace et efficient, comprenant des fichiers d’amortissement mensuels pour les coûts prépayés, un rapprochement mensuel des comptes du bilan  et un examen régulier du grand livre.

• Élaborer des politiques financières locales en fonction des besoins  identifiés  , soumises à l’approbation du directeur pays.

• Effectuer des analyses financières des documents afin de garantir leur conformité aux politiques et procédures de MC et aux exigences des donateurs en matière de subventions et de contrats.

• Former et conseiller sur le respect des politiques et procédures de MC et des exigences de conformité des donateurs.

• Préparer et mettre à jour les rapports mensuels sur les dépenses de subvention par rapport au budget ( BvA ), y compris les projections des coûts de personnel et opérationnels, travailler avec les gestionnaires de programme pour s’assurer que les projections du programme sont à jour et organiser des réunions mensuelles pour examiner  le BvA  et les projections, afin de s’assurer que la mise en œuvre du programme est alignée sur la consommation budgétaire prévue.

• En collaboration avec le directeur pays  et/ou le directeur de  programme  , assurez le suivi des points d’action de la réunion BVA par le biais de procès-verbaux documentés et d’un outil de suivi des actions .

• Organiser des séances d’orientation régulières et un soutien continu aux membres de l’équipe nationale concernant les règles et réglementations de Mercy Corps et des donateurs respectifs.

• Examiner les journaux de caisse et de banque afin d’  identifier  les erreurs et/ou les incohérences et d’apporter les corrections nécessaires.

• Assurer la coordination des audits et servir de point de contact pour les auditeurs.

• Toute autre responsabilité qui pourrait vous être confiée.

GESTION DES SOUS-CONTRATS ET DES PARTENARIATS 

• Guider et superviser la stratégie globale de suivi financier des sous-contrats dans le pays, en veillant au respect des politiques de Mercy Corps et des donateurs.

• Aider les gestionnaires de programme à gérer les sous-contrats pendant le cycle d’attribution : établir des budgets codés,  suivre  les dépenses, examiner  les prévisions budgétaires , demander des modifications budgétaires (si nécessaire )  et conseiller sur la clôture des sous-contrats.

• Assurer le contrôle et le suivi des rapports financiers et de la conformité des partenaires.

• Fournir une assistance technique aux partenaires locaux, selon les besoins, afin de maintenir des normes de conformité élevées.

• Travailler en collaboration avec les équipes des programmes,  des RH  et des opérations pour  assurer  un suivi financier efficace de toutes les sous-contrats et résoudre les problèmes de manière proactive.

• Fournir des conseils et un soutien aux autres membres de l’équipe afin de  maintenir  des normes élevées de conformité aux accords de sous-traitance de l’organisation.

GESTION D’ÉQUIPE 

• Créer et  maintenir  un environnement de travail fondé sur le respect mutuel, dans lequel les membres de l’équipe aspirent à l’excellence.

• Favoriser la responsabilisation, communiquer les attentes et fournir une rétroaction constructive par le biais d’évaluations régulières du rendement.

• Développer les compétences de l’équipe, approfondir la compréhension de leurs  rôles  et les soutenir dans leur développement de carrière.

• Visite pour superviser, évaluer et former les membres de l’équipe.

• Recruter et intégrer les nouveaux membres de l’équipe selon  les besoins .

RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE PROTECTION  

• S’informe activement sur les mesures de protection et les intègre dans son travail, notamment en ce qui concerne les risques et les mesures d’atténuation liés à son domaine d’activité .

• Elle met en pratique les valeurs de Mercy Corps, notamment le respect de la dignité et du bien-être des participants et des autres membres de l’équipe.

• Encourage l’ouverture et la communication au sein de son équipe ; encourage les membres de l’équipe à  soumettre  des rapports s’ils ont des préoccupations en utilisant les mécanismes de signalement, par exemple la ligne d’assistance téléphonique en matière d’intégrité et d’autres options.

Responsabilité de supervision 

Assistant(s) financier(s)

Responsabilité 

Relève directement du :  Directeur pays  / Responsable pays

Travaille directement avec :  le directeur et l’analyste financier régional  , le responsable financier régional , les responsables de programme, les membres de l’équipe des opérations, les équipes RH nationales et régionales, l’équipe financière MCE et PDX.

Responsabilité envers les participants et les parties prenantes 

Les membres de l’équipe de Mercy Corps sont tenus de soutenir toutes les initiatives visant à garantir la transparence et la redevabilité, notamment envers les participants à nos programmes, nos partenaires communautaires, les autres parties prenantes et conformément aux normes internationales régissant l’aide humanitaire et le développement. Nous nous engageons à impliquer activement les communautés en tant que partenaires à part entière dans la conception,  le suivi  et l’évaluation de nos projets de terrain.

Qualifications minimales et compétences transférables 

• Une connaissance approfondie d’Excel et une expérience en analyse financière sont  requises  (cet aspect sera évalué).

• Au moins cinq (05) ans d’expérience en finance, y compris en matière de budgétisation et d’analyse financière.

• Un diplôme de licence en finance ou en comptabilité est  requis au minimum .

• Solides compétences et expérience en comptabilité, notamment en matière de gestion du grand livre, d’écritures comptables, de paie et d’analyse des comptes du bilan (actifs et passifs) .

• Connaissance des exigences et réglementations des bailleurs de fonds (USAID,  ONU  et bailleurs de fonds européens : GIZ, UE…),

• L’expérience  de la gestion  de contrats avec  des donateurs institutionnels est un atout.

• La connaissance des logiciels comptables,  notamment Navigator, est un atout.

• Compétences en communication écrite et orale en français et en anglais (Cet aspect sera évalué).

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