RÉSUMÉ DU POSTE

Le ou la titulaire du poste de Gestionnaire des produits médicaux de la mission a pour responsabilité principale d’établir et de maintenir un système d’approvisionnement et de distribution de produits pharmaceutiques et autres produits médicaux pour la mission, tant pour l’intervention d’urgence que pour les services de santé communautaire de base.

Pour mener à bien ce travail, une personne doit être capable de remplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Collaborer avec les responsables techniques et de programme afin de veiller à ce que les besoins en produits pharmaceutiques et autres produits médicaux soient inclus dans toutes les propositions de projet pertinentes
• Effectuer l’évaluation des besoins, la sélection et la quantification de tous les produits pharmaceutiques et autres produits médicaux pour les propositions de projet
• Veiller à la mise en place d’un système adéquat de gestion de l’approvisionnement pharmaceutique pour gérer l’importation, le transport, le stockage, la distribution, ainsi que l’enregistrement et le rapportage de la consommation
• Veiller à ce que les normes de qualité minimales d’International Medical Corps (IMC) pour les produits pharmaceutiques et autres produits médicaux soient appliquées et respectées ; aider le personnel concerné à faciliter la conformité
• Veiller à ce que tous les mouvements de stock soient enregistrés et à ce que l’assurance qualité pharmaceutique soit maintenue tout au long de la chaîne logistique
• Veiller à ce que tous les entrepôts médicaux respectent les bonnes pratiques de stockage et soient dotés du matériel nécessaire
• Veiller au rapportage régulier des produits pharmaceutiques et autres produits médicaux au chef d’équipe de santé / directeur(trice) médical(e)
• Veiller à ce que les rapports hebdomadaires de consommation soient cohérents avec les stocks distribués depuis les entrepôts centraux
• Partager les rapports de consommation hebdomadaires et mensuels (mettant en évidence les pertes, les excédents de stock, les ruptures de stock possibles, les indicateurs d’alerte précoce, etc.) avec le chef d’équipe de santé / directeur(trice) médical(e)
• Communiquer des rapports synthétiques sur les produits pharmaceutiques et autres produits médicaux au chef d’équipe de santé et à la direction (registre des actifs mis à jour, réparation et entretien des équipements médicaux / des installations / des magasins le cas échéant, et rapport de gestion de la chaîne du froid)
• Veiller à ce que les certificats de don / destruction ainsi que les formulaires relatifs aux articles manquants, endommagés et aux incidents soient préparés en temps voulu, signalés et intégrés aux rapports de situation hebdomadaires (sitreps)
• Participer aux processus de préqualification des fournisseurs locaux de produits médicaux afin de garantir que les achats locaux de produits médicaux soient effectués auprès de sources approuvées lorsque la situation le permet

Formation et renforcement des capacités

• Dispenser une formation continue sur la gestion de l’approvisionnement pharmaceutique, l’usage rationnel des médicaments, la gestion des déchets médicaux et la pharmacovigilance au personnel médical recruté localement, aux responsables des entrepôts médicaux, aux responsables de la chaîne logistique pharmaceutique, aux responsables de la logistique médicale et aux pharmaciens des cliniques mobiles
• Veiller à ce que les services pharmaceutiques soient mis en œuvre conformément aux normes du pays d’accueil et aux normes internationalement reconnues
• Superviser la sélection, la quantification et les achats de médicaments, de réactifs de laboratoire, de fournitures médicales/chirurgicales et de commandes de dons en nature (GIK)
• Concevoir des outils et systèmes simples de gestion des stocks dans l’entrepôt et en assurer le suivi de la mise en œuvre
• Suivre le rapportage de la consommation et la disponibilité des produits pharmaceutiques essentiels et autres produits médicaux dans tous les établissements de santé
• Représenter IMC au sein des groupes de travail
• Quantifier, acheter et gérer tous les produits pharmaceutiques essentiels et autres produits médicaux, y compris les kits de test du paludisme, les réactifs et les fournitures pour les établissements de soins de santé primaires, secondaires et tertiaires gérés et soutenus par IMC
• Collaborer avec les responsables de programme lors de la phase de rédaction des propositions afin de prendre en compte les besoins en produits pharmaceutiques et en chaîne logistique, et préparer également la liste des produits pharmaceutiques et autres produits médicaux à intégrer dans la proposition
• Veiller à ce que les différentes exigences des donateurs / politiques et procédures organisationnelles soient respectées à tous les niveaux du système d’approvisionnement pharmaceutique
• Former et encadrer les pharmaciens et autres agents de santé concernés sur la gestion de l’approvisionnement en produits pharmaceutiques et autres produits médicaux, l’usage rationnel des médicaments et la prévention de la résistance aux antimicrobiens

Gestionnaires de pharmacie au niveau de l’hôpital ou du district

• Gérer, suivre et diriger les équipes de pharmacie et les pharmacies
• Diriger, suivre et superviser toutes les activités de dispensation de la pharmacie hospitalière
• Quantifier, demander et gérer tous les produits pharmaceutiques essentiels et autres produits médicaux pour l’hôpital, y compris les fournitures pour les programmes verticaux tels que la tuberculose et les médicaments et fournitures antirétroviraux
• Superviser les pharmaciens chargés de la dispensation afin de garantir une dispensation rationnelle et un conseil approprié aux patients
• Dispenser des formations aux pharmaciens et autres professionnels de santé sur l’usage rationnel des médicaments, les effets indésirables des médicaments, les interactions médicamenteuses et la prévention de la résistance aux antimicrobiens
• Veiller à ce que des inventaires périodiques et annuels des produits pharmaceutiques et autres produits médicaux soient réalisés
• Veiller à ce que les achats de produits pharmaceutiques et autres produits médicaux soient effectués conformément aux spécifications
• Superviser la distribution des produits pharmaceutiques et autres produits médicaux pour les pharmacies hospitalières, les unités médicales mobiles (UMM) et les différents services/unités des établissements de santé
• Dispenser une formation aux soignants sur l’usage approprié des médicaments, les effets indésirables et les interactions médicamenteuses
• Compiler les rapports, y compris les rapports sur la consommation de médicaments stupéfiants et psychotropes et le rapport sur les produits pharmaceutiques périmés destinés à l’agence nationale de réglementation des médicaments, le cas échéant

Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.

QUALIFICATIONS MINIMALES

• Une licence en pharmacie (B. Pharm) est généralement requise. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinentes peut être acceptée en remplacement, selon le cas.
• Généralement, 7 ans ou plus d’expérience pertinente et progressive dans la gestion de l’approvisionnement en produits pharmaceutiques et autres produits médicaux, avec un fort accent sur les soins de santé primaires et secondaires, dont au moins un an à un niveau de gestion ;
• Expérience dans la mise en place de nouveaux systèmes de gestion des produits pharmaceutiques/médicaux ou dans la création de nouvelles pharmacies ;
• Expérience dans la gestion de chaînes du froid complexes ;
• Une connaissance des opérations humanitaires internationales, des structures de coordination et des mandats des donateurs, des agences des Nations Unies (ONU) et des organisations non gouvernementales (ONG) est souhaitée ;
• Une connaissance et une expérience de la préparation et de la gestion budgétaires sont souhaitées ;
• Profonde sensibilité interculturelle et bonne compréhension des questions de soins de santé ;
• Capacité à faire preuve de discernement et à prendre des décisions de manière autonome à l’issue de processus consultatifs ;
• Maîtrise des applications informatiques, en particulier MS Word, MS Excel et MS PowerPoint ;
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais requises ; une connaissance pratique des langues locales est souhaitée
• Doit être capable de faire preuve de sensibilité interculturelle et d’entretenir des relations de travail positives avec les clients et les collègues, avec professionnalisme et intégrité ;
• Compétences avérées en résolution créative de problèmes, en particulier dans des contextes à ressources limitées ;
• Expérience dans la gestion, la formation et la motivation d’équipes multiethniques et multiculturelles.

JOB SUMMARY 

The primary responsibility of the Mission Medical Commodities Manager is to establish and maintain a pharmaceuticals and other medical commodities supply and distribution system for the mission – both for the emergency response and basic community health services.

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential function with or without reasonable accommodation.

MAIN TASKS AND RESPONSIBILITIES

• Collaborate with technical and program managers to ensure pharmaceuticals and other medical commodities requirements are included in all relevant project proposals
• Perform needs assessment, selection, and quantification of all pharmaceuticals and other medical commodities for project proposals
• Ensure proper pharmaceutical supply management system is in place to manage importation, transport, storage, distribution, and recording and reporting of consumption
• Ensure International Medical Corps (IMC) minimum quality standards for pharmaceuticals and other medical commodities are implemented and adhered; Support relevant staff in facilitating compliance
• Ensure all stock movement is recorded and pharmaceutical quality assurance is maintained throughout the supply chain
• Ensure all medical warehouses follow Good Storage Practices and are adequately equipped with necessary equipment
• Ensure regular reporting of pharmaceuticals and other medical commodities to health team lead/ medical director
• Ensure weekly consumption reports are coherent with stock distributed from central warehouses
• Share weekly and monthly consumptions reports (highlighting losses, stock surplus, possible stock out, early warning indicators, etc.) with the health team lead/medical director
• Share summary pharmaceuticals and other medical commodities reports to health team lead and senior management (updated assets register, repair and maintenance of med equipment / facility / stores if any and cold chain management report)
• Ensure certificate of donation / destruction, missing and damage and incident forms are prepared timely, reported and fed in into weekly sitreps.
• Participate in Local medical commodity’s vendor Prequalification processes in order to ensure local medical commodities purchases are made from approved sources when the situation permits

Training and capacity building

• Provide ongoing training on pharmaceutical supply management, rational medicine use, medical waste management, and pharmacovigilance to locally recruited medical staff, medical warehouse officers, pharmaceuticals supply chain officers, medical logistics officers and mobile clinic pharmacists
• Ensure pharmaceutical services are implemented in accordance with host-country and internationally accepted standards
• Oversee selection, quantification, and procurement of medicines, laboratory reagents, and medical/surgical supplies and gifts-in-kind (GIK) orders
• Design simple tools and systems for inventory management in the warehouse and follow up implementation
• Monitor consumption reporting and availability of essential pharmaceuticals and other medical commodities at all health facilities
• Represent IMC at working groups
• Quantify, procure, and manage all essential pharmaceuticals and other medical commodities including malaria test kits, reagents and supplies for primary, secondary and tertiary health care facilities run and supported by IMC
• Collaborate with program managers during proposal writing stage to accommodate pharmaceuticals and supply chain requirements and also prepare pharmaceuticals and other medical commodities list for incorporation into proposal
• Ensure different donor requirements/ organizational policies and procedures are followed at all levels of the pharmaceuticals supply system
• Train and mentor pharmacists and other relevant health workers on pharmaceuticals and other medical commodities supply management, rational medicine use, and prevention of anti-microbial resistance

Pharmacy Managers at Hospital or district level

• Manage, monitor and lead pharmacy teams and pharmacies
• Direct, monitor and supervise all dispensing activities at the hospital pharmacy
• Quantify, request, and manage all essential pharmaceuticals and other medical commodities for the hospital including supplies for vertical programs like Tuberculosis and Antiretroviral Medicines and supplies
• Supervise dispensing pharmacists to ensure rational dispensing and proper patient counseling
• Provide trainings to pharmacists and other health professionals on rational medicine use, adverse drug reaction, drug interaction and prevention of anti-microbial resistance
• Ensure periodic and annual inventory of pharmaceuticals and other medical commodities are conducted
• Ensure procurement of pharmaceuticals and other medical commodities according to specification
• Oversee distribution of pharmaceuticals and other medical commodities for inpatient pharmacies, mobile medical units (MMUs), and different units/wards in health facilities
• Provide training to caregivers on the appropriate use of medicines, adverse reaction, and drug interaction
• Compile reports including reports on narcotic and psychotropic medicine consumption, expired pharma report to National Drug Regulatory Agency as applicable

Perform other duties as assigned. The duties and responsibilities listed in this document are representative of the nature and level of work assigned and not necessarily comprehensive.

MINIMUM QUALIFICATIONS

• Typically, a bachelor’s degree in pharmacy (B. Pharm) required. An equivalent combination of relevant education and experience may be substituted as appropriate.
• Typically, 7+ years of relevant and progressive experience in pharmaceuticals and other medical commodities supply management with strong focus on primary and secondary health care of which at least one year at management level;
• Experience in establishing new pharmaceutical/medical commodities management systems or establishing new pharmacies;
• Experience in complex cold chain management;
• Familiarity with international humanitarian operations, coordination structures, and the mandates of donors, UN agencies, and NGOs preferred;
• Knowledge and experiences of budget preparation and management preferred;
• Profound cross-cultural awareness and insight into health care issues;
• Ability to exercise sound judgment and make decisions independently following consultative processes;
• Proficient in computer applications, especially with MS Word and MS Excel, MS PowerPoint;
• Excellent written and verbal communication skills in English required; working knowledge of local languages preferred
• Must be able to demonstrate cross-cultural awareness and maintain a positive working relationship with clients and colleagues with professionalism and integrity;
• Demonstrated skills in creative problem solving particularly in limited resource settings;
• Experience in managing, training and motivating multiethnic and multicultural teams.