RÉSUMÉ DU POSTE

Le Directeur Associé, Achats, Administration et Logistique (ADPAL) dirige et dirige les fonctions administratives, opérationnelles et d’approvisionnement pour le bureau pays de FHI 360 en République démocratique du Congo (RDC) ainsi que pour l’ensemble de son portefeuille de projets (y compris le soutien à la réponse à Ebola). Ce rôle traduit les exigences organisationnelles et des donateurs en processus opérationnels et guide l’exécution afin de garantir que l’administration, les achats, la chaîne d’approvisionnement et la prestation opérationnelle des services soient alignés à l’échelle du programme national. ADPAL gère les fonctions administratives, opérationnelles et d’approvisionnement via des subordonnés directs, y compris la supervision directe de tous les responsables administratifs, opérationnels et achats au DRC, veillant à ce que les priorités opérationnelles, la conformité aux politiques internes et les attentes en matière de prestation de services soient respectées dans les objectifs établis, les délais et les normes organisationnelles.

Ce rôle s’associe au Centre régional, aux équipes d’opérations, d’achats et d’administration du siège, aux donateurs, aux homologues gouvernementaux et aux équipes de programme afin d’améliorer la cohérence, l’efficacité, la conformité et l’efficacité opérationnelle dans un environnement complexe financé par les donateurs. ADPAL soutient l’exécution des priorités opérationnelles au sein de la RDC et fait évoluer les questions plus larges du modèle de service, du budget ou de l’entreprise vers le représentant pays et la haute direction.

RESPONSABILITÉS / DEVOIRS

Complexité et résolution de problèmes :

Dirige les initiatives administratives, opérationnelles et d’approvisionnement ainsi que l’amélioration des processus dans le bureau national de la RDC et ses projets. Traduit les stratégies organisationnelles, les exigences des donateurs et les priorités opérationnelles en plans de travail, processus et exécution au niveau de l’équipe. Évalue les questions administratives, opérationnelles et d’approvisionnement impliquant plusieurs parties prenantes, systèmes et contextes de livraison, et détermine les méthodes et actions appropriées pour soutenir une exécution efficace des programmes.

Développe et gère les processus, outils et pratiques administratifs, opérationnels et d’approvisionnement qui soutiennent le bureau pays et ses projets. Identifie et traite les obstacles pouvant affecter la livraison, l’efficacité, la conformité ou l’efficacité du service. Utilise les données, les contributions des parties prenantes et le jugement professionnel pour identifier les tendances, les lacunes, les risques et les opportunités d’amélioration.

Les principales responsabilités incluent :

·       Diriger toutes les fonctions administratives, opérationnelles et d’approvisionnement du bureau pays de la RDC, en veillant à ce que les ressources soient efficacement alignées sur les objectifs du programme et les exigences des donateurs.

·       Superviser directement tous les responsables administratifs, opérationnels et achats dans le DRC, fixant des objectifs, attribuant les tâches et surveillant la performance.

·       Assurer une conformité rigoureuse aux politiques FHI 360, aux réglementations sur les marchés publics et opérations du gouvernement américain (y compris 2 CFR 200 et FAR), ainsi que sur les exigences légales et légales de la RDC applicables à l’administration, aux opérations et aux achats.

·       Soutenir les audits et examens des opérations internes et externes ainsi que les achats, en veillant à ce que les conclusions soient traitées rapidement et que des contrôles internes rigoureux protègent les actifs du projet.

·       Approvisionnement direct, logistique, informatique, administration et services généraux à travers tous les projets de la RDC, y compris le soutien aux achats en urgence pour les opérations d’urgence et d’intervention en épidémie telles que la réponse aux épidémies de choléra et/ou d’Ebola, garantissant l’efficacité des systèmes opérationnels, la transparence et la réponse aux besoins du programme.

·       Diriger la gestion de la chaîne d’approvisionnement pour le bureau national, y compris l’approvisionnement, la gestion des fournisseurs et fournisseurs, l’entreposage, l’inventaire et la planification de la distribution, afin d’assurer un approvisionnement ininterrompu et conforme pour tous les projets DRC.

·       Superviser les installations de bureaux, les baux, la gestion des flottes et des actifs non jetables dans les bureaux du projet DRC, en assurant un entretien approprié, une couverture d’assurance, un marquage et une élimination appropriés conformément à FHI 360 et aux politiques des donateurs.

·       Assurer un dédouanement rapide et la conformité aux exigences d’importation/exportation de la RDC pour les biens, équipements et fournitures du projet.

·       Soutenir le personnel et les protocoles de santé, sécurité et sûreté des bureaux, y compris la sécurité des voyages et la planification de la préparation aux situations d’urgence, en coordination avec le Hub régional et les points focaux de sécurité.

·       Coordonner les exigences de visa, de travail et de permis de séjour, ainsi que les exigences d’enregistrement gouvernemental pour le personnel expatrié et international en RDC.

·       Concevoir et mettre en œuvre des procédures opérationnelles qui améliorent la rentabilité, la responsabilité et la prestation rapide des services dans plusieurs bureaux de projet.

·       Déterminer les ressources, les délais et les priorités nécessaires pour atteindre les objectifs administratifs, opérationnels et d’approvisionnement au niveau des bureaux nationaux et des projets.

·       Recommander des modifications des politiques, procédures et flux de travail affectant l’administration, les opérations et les achats en RDC.

·       Faire relever les questions plus larges du modèle de service, du budget, de la coordination des hubs ou des questions au niveau de l’entreprise auprès du représentant national, du centre régional et de la haute direction, selon les besoins.

Discrétion et impact :

Oriente l’exécution des plans et initiatives administratifs, opérationnels et d’approvisionnement dans l’ensemble du bureau national de la RDC. Prend des décisions relatives aux ressources, aux priorités de travail, à l’exécution de l’équipe, à la mise en œuvre des processus et aux améliorations opérationnelles dans la latitude des politiques organisationnelles établies et des exigences des donateurs.

Les décisions influencent les résultats opérationnels, l’efficacité du service, les coûts, les délais, la conformité et la qualité de la livraison à travers tous les projets DRC. Les erreurs peuvent affecter la prestation des programmes, augmenter les coûts, retarder les résultats opérationnels ou exposer l’organisation à des risques de conformité ou de réputation. Ce rôle contribue aux objectifs de bureau pays à court et moyen terme et soutient l’alignement avec les objectifs régionaux et organisationnels plus larges.

Collaboration et interaction :

Collabore avec le représentant national, le centre régional, les équipes d’opérations, d’approvisionnement et d’administration du siège, les donateurs, les homologues gouvernementaux et les équipes de programme pour soutenir l’alignement opérationnel et des achats ainsi qu’une exécution efficace. Interagit fréquemment avec des subalternes directs, y compris les responsables administratifs, des opérations et des achats, des pairs fonctionnels et des partenaires interfonctionnels sur des questions impliquant plusieurs projets et fonctions.

Établit des relations avec des contacts clés à l’intérieur et à l’extérieur du bureau national pour résoudre les problèmes, améliorer les processus et soutenir les besoins de mise en œuvre des programmes. Influence l’adoption de pratiques administratives, opérationnelles et d’approvisionnement cohérentes tout en tenant compte des exigences réglementaires, des donateurs et des projets spécifiques à la DRC. Représente le bureau pays lors de discussions de haut niveau avec les donateurs, partenaires et autorités gouvernementales sur les questions d’exploitation, d’approvisionnement et de conformité, et communique efficacement les résultats, les risques et les recommandations à la direction.

Gestion et supervision :

Supervise les fonctions administratives, opérationnelles et achats dans la RDC via des subreddits directs, y compris la supervision directe de tous les responsables administratifs, opérationnels et achats dans la DRC. Fixe des objectifs, attribue les tâches, surveille les progrès et assure la réalisation rapide des priorités opérationnelles. Fournit des conseils, du coaching et des retours sur la performance aux subordonnés directs et aux membres de l’équipe.

Renforce les capacités de l’équipe en efficacité administrative et opérationnelle, gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement, prestation de services, amélioration des processus et collaboration interfonctionnelle. Il guide les équipes dans l’application des politiques, procédures et exigences de conformité des donateurs établies tout en soutenant l’amélioration continue et l’exécution cohérente. Assume d’autres tâches assignées, contribuant ainsi aux responsabilités multiples et évolutives de l’équipe.

QUALIFICATIONS

Connaissances et compétences :

·       Connaissance approfondie des systèmes administratifs, de la gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement, ainsi que des pratiques opérationnelles soutenant la prestation des programmes financés par les donateurs.

·       Une solide compréhension de la manière dont l’administration, les opérations et les fonctions d’approvisionnement soutiennent l’exécution des projets à travers un programme national et un environnement de prestation financé par des donateurs.

·       Capacité à traduire les stratégies organisationnelles et les besoins des donateurs en exécution au niveau de l’équipe, des plans de travail et des améliorations des processus.

·       De solides compétences analytiques et de résolution de problèmes, notamment la capacité d’évaluer les données opérationnelles et d’approvisionnement, d’identifier des tendances et de recommander des solutions pratiques.

·       Solides compétences en leadership, coaching, facilitation, communication et gestion des parties prenantes.

·       Capacité à gérer plusieurs équipes, y compris les responsables administratifs, opérationnels et achats, les flux de travail, les priorités et les parties prenantes dans un environnement complexe et matriciel.

·       Capacité à influencer les partenaires interfonctionnels et à soutenir l’adoption de pratiques administratives, opérationnelles et d’approvisionnement cohérentes.

·       Capacité à équilibrer standardisation, efficacité opérationnelle, conformité, gestion des risques et adaptation au contexte opérationnel de la DRC.

·       Solide connaissance des cadres de conformité des donateurs (2 CFR 200, FAR) ainsi que des exigences légales et légales de la RDC régissant les marchés publics, l’administration et les opérations.

·       Solides compétences en planification et organisation, avec la capacité de gérer les délais, les ressources et les livrables.

·       Solide connaissance des principes de gestion de la chaîne d’approvisionnement, y compris l’approvisionnement, la gestion des fournisseurs et fournisseurs, la logistique, l’entreposage, la gestion de flotte et d’inventaire dans des environnements d’exploitation complexes financés par des donateurs.

·       Connaissance des douanes en RDC, des procédures d’import/export et de la logistique affectant les achats et les opérations de la chaîne d’approvisionnement.

Qualifications minimales :

Licence ou équivalent international en administration des affaires, gestion des opérations, gestion de la chaîne d’approvisionnement, logistique ou un domaine connexe ; Diplôme avancé préféré.

Nécessite généralement un minimum de 12 ans d’expérience de responsabilité progressive en administration, opérations et gestion des achats/chaîne d’approvisionnement de programmes importants, complexes financés par des donateurs, incluant au moins 6 ans d’expérience en management avec supervision directe du personnel administratif, opérationnel et des achats ; ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinentes suffisantes pour remplir avec succès les responsabilités clés du poste.

Certifications :

Une certification professionnelle en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou des achats, ou équivalente, est préférable.

Qualifications préférées :

·       Expertise démontrée dans la gestion des subventions financées par le gouvernement américain (y compris les accords et contrats de coopération) avec une connaissance approfondie du 2 CFR 200, du FAR et d’autres réglementations pertinentes.

·       Un bilan éprouvé en gestion des opérations et des achats, gestion des risques, conformité, et en direction des revues opérationnelles et d’achats pour des projets pluriannuels valant plusieurs millions de dollars.

·       Solide expérience en gestion opérationnelle, incluant les achats, la chaîne d’approvisionnement, la logistique, l’informatique, les ressources humaines et l’administration dans des contextes de développement international.

·       Succès démontré en supervisant et mentorant directement les responsables administratifs, opérations et achats ou des managers similaires ainsi que des équipes diverses, développant les capacités et favorisant des environnements de travail performants.

·       Excellentes compétences analytiques, de résolution de problèmes et de communication, avec la capacité de traduire des données opérationnelles et d’approvisionnement complexes en informations exploitables pour la prise de décision.

·       Solides compétences diplomatiques, de négociation et de construction de relations avec les donateurs, les responsables gouvernementaux, les auditeurs et les partenaires locaux.

·       Une expérience professionnelle antérieure en République démocratique du Congo ou dans d’autres environnements complexes similaires est fortement appréciée.

·       Maîtrise de l’anglais et du français requise ; la connaissance des langues locales est un atout.

·       Expérience de la supervision de la sécurité, de la sûreté et des protocoles de devoir de soins du personnel et des bureaux dans des environnements complexes ou peu sécurisés.

VOYAGE

Des déplacements peuvent être nécessaires en fonction des besoins professionnels, y compris des déplacements entre les bureaux de projet de la RDC.

EXIGENCES PHYSIQUES TYPIQUES

Environnement de bureau typique. Il utilise constamment un ordinateur et d’autres équipements de productivité de bureau, tels qu’une calculatrice, une photocopieuse et une imprimante d’ordinateur. Il doit pouvoir rester immobile 50 % du temps.

TECHNOLOGIE

Ordinateur/ordinateur portable, applications Microsoft (c’est-à-dire Office 365, SharePoint, Skype/Zoom/Teams), technologie mobile/mobile, et équipements de bureau standards.

La fourchette salariale attendue pour les embauches basées aux États-Unis pour ce poste est indiquée ci-dessous. Les fourchettes de rémunération des candidats FHI 360 représentent des moyennes nationales qui varient selon la localisation géographique. Lors de la détermination du montant de l’offre, FHI 360 prend en compte plusieurs considérations, notamment mais sans s’y limiter : les années d’expérience pertinentes et la formation du candidat, les fonds propres internes, le secteur des affaires et le budget. Pour les candidats internes, le placement salarial suivra également les directives actuelles d’augmentation de promotion de FHI 360. La rémunération finale sera déterminée conformément à la loi applicable et à la politique FHI 360.

Le salaire de base n’est qu’un élément de notre offre. FHI 360 verse 7 % du salaire de base mensuel vers un compte de pension à achat d’argent. De plus, tout le personnel basé aux États-Unis travaillant à temps plein, soit 40 heures/semaine, bénéficie de 18 jours de congés payés par an, 12 jours de maladie par an et 11 jours fériés par an. Les congés payés sont réduits au prorata pour les employés travaillant moins qu’un emploi du temps plein.

Fourchette salariale des embauches basées aux États-Unis : 120 000 à 143 000

Les niveaux d’embauche internationaux varient selon le lieu de placement

Cette offre d’emploi résume les principales responsabilités du poste. Il ne prescrit ni ne limite les tâches exactes qui peuvent être assignées pour accomplir ces tâches. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme représentant un contrat de travail. La direction se réserve le droit de consulter et de réviser ce document à tout moment.

FHI 360 est un Employeur pour l’égalité des chances par laquelle nous ne pratiquons pas de discrimination à l’encontre de toute personne employée ou cherchant un emploi en raison de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l’orientation sexuelle, de l’identité de genre, de l’origine nationale ou ethnique, de l’âge, de l’état civil, d’un handicap physique ou mental, du statut de vétéran protégé ou de toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.

Nos valeurs et engagements en matière de protection : FHI 360 s’engage à prévenir toute forme d’abus, d’exploitation et de harcèlement dans nos environnements et programmes de travail, y compris les abus sexuels, l’exploitation et le harcèlement. FHI 360 prend des mesures pour protéger le bien-être de tous ceux qui s’impliquent dans notre organisation et nos programmes et exige que tout le personnel, y compris les membres du personnel et les bénévoles, partage cet engagement et signe notre code de conduite. Toutes les offres d’emploi seront soumises à des contrôles de sélection appropriés, incluant les vérifications de références, de casier judiciaire et de financement du terrorisme. FHI 360 participe également au Dispositif inter-agences de divulgation des inconduites (MDS), facilité par le Comité directeur pour la réponse humanitaire. Conformément au MDS, nous demanderons aux anciens employeurs des candidats des informations concernant toute constatation fondée d’abus sexuels, d’exploitation et/ou de harcèlement durant son mandat chez les anciens employeurs. En postulant, les candidats confirment leur compréhension de ces procédures de recrutement et consentent à ces contrôles.

FHI 360 prendra en compte pour l’emploi tous les candidats qualifiés, y compris ceux ayant un casier judiciaire, conformément aux exigences des lois locales et étatiques applicables.

FHI 360 ne vous demandera jamais le nom d’utilisateur ou le mot de passe de votre site carrière, et nous ne demanderons jamais d’argent, de biens ou de services lors du processus de candidature, de recrutement ou d’emploi. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre correspondance, veuillez envoyer un e-mail CareerCenterSupport@fhi360.org.

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